Manuale utente 'ABC' per On Azienda Aggiornato al 23 Agosto 2009
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COSA E' ON AZIENDA On Azienda e' una suite di soluzioni software gestionali professionali contraddistinta da caratteristiche importanti quali l'efficienza, la modularita' e la semplicita' di utilizzo con un'interfaccia essenziale ed intuitiva 'user friendly' molto vicina all'utilizzatore che ne vuole trarre risultati concreti in poco tempo. Di seguito sono esposte in progressione le nozioni fondamentali per apprendere ed utilizzare On Azienda in tutte le sue comuni funzionalita'. Si consiglia pertanto di praticare con esempi gli argomenti letti. | ||
| AVVIO E PRIME NOZIONI | ||
Primo avvio e i dati predefiniti Dopo aver installato On Azienda sul proprio PC troverete un icona sul desktop  da cui potete avviare
il programma. Solitamente al primo avvio il programma opera una configurazione dei moduli e del database che richiederà qualche secondo di attesa. Terminata l'operazione occorrerà
riavviarlo.Al secondo riavvio il sistema attiverà la guida di base del programma (che poi è possibile chiudere) ed una finestra che permetterà di precaricare dei dati negli archivi e che ne faciliteranno la preparazione. Si consiglia, come primo utilizzo di On Azienda, di effettuare tale operazione.  Infatti una importante azione da fare è quella di caricarsi dei Dati predefiniti in modo da poterli utilizzare come modello per la messa a punto dei propri. Basta modificarli o integrarli seguendo le impostazioni suggerite dai dati esistenti ed inseriti dal fornitore ad hoc per l'uso. A primo avvio di On Azienda viene mostrata una maschera che permette l'inserimento di dati predefiniti nel database attivo e pronto per essere utilizzato per la gestione. Si consiglia di creare tutto il set suggerito dei dati (X). Successivamente li si possono modificare utilizzando gli appositi moduli che li gestiscono, per es. Clienti e fornitori, Gruppi merceologici, Prodotti. Tale maschera può essere anche raggiunta, in un secondo momento, tramite il menù di configurazione di On Azienda. Click destro sulla finestra principale del programma quindi 'Inserisci i dati predefiniti'. La finestra principale del programma Terminate le operazioni di avvio esaminiamo, adesso, le funzionalità della finestra principale del programma.  | ||
Il menù dei moduli e di configurazione Il primo passo richiesto a chi vuole utilizzare il programma e' quello di imparare ad utilizzare il menu' dei moduli e il menu' di configurazione. Il menu' dei moduli (A) è quello che appare sulla sinistra della finestra principale del programma e viene utilizzato per accedere ai vari moduli gestionali installati. Esso e' strutturato ad 'albero' e per avviare un modulo occorre aprire il capovoce interessato, chiamato anche Sezione, e fare doppio click con il mouse o premere il tasto INVIO su di esso. I moduli che appaiono con l'icona  sono quelli aggiuntivi
che possono essere usati quando i Servizi clienti di On Azienda sono attivi, mentre quelli che appaiono con l'icona 
possono essere usati solo con i dati dimostrativi poiche' i servizi clienti non sono attivi.Una volta avviato un modulo, per avere assistenza immediata, premete il tasto F1 (si trova in alto a sinistra sulla tastiera) e il sistema vi darà, se disponibili, delle informazioni essenziali sulla sua struttura e come utilizzarlo al meglio. Il menu' di configurazione (B) consente di effettuare molte delle operazioni di manutenzione su On Azienda e sui moduli installati. Esso si apre semplicemente facendo click destro con il mouse sulla finestra principale del programma. Tra le operazioni piu' importanti consente di Aggiornare On Azienda o i Servizi clienti oppure di aggiungere, rimuovere o eliminare dei moduli dal menu' e di porli sulla barra rapida per un accesso veloce ad essi. Tutte le operazioni che e' possibile fare verranno comunque approfondite negli argomenti appositi. | ||
Usare una banca dati di esempio Il sistema permette la consultazione di una banca dati di una azienda modello da usare come guida nell'impostazione e organizzazione dei propri archivi. L'azienda dimostrativa propone schemi normalmente usati nei programmi gestionali. Per consultare l'azienda modello spuntare, sulla finestra principale del programma, Usa gli archivi demo per avere esempi di gestione dati (G) e poi avviare i moduli interessati i quali avranno già precaricati dei dati di gestione. Terminata la consultazione, si torna ai dati della propria azienda togliendo la spunta precedentemente impostata. | ||
| USARE I MODULI GESTIONALI | ||
Le griglie, campi, bottoni, elenchi ed opzioni Nei punti successivi verra' presentata una breve panoramica sul modo di utilizzo dei moduli, tenendo conto che quasi tutti presentano le medesime caratteristiche funzionali nell'inserimento, modifica, stampa, ecc. Occorre solo avere un pò di dimestichezza nell'utilizzo del sistema operativo Windows, ovvero saper adoperare il mouse per aprire o chiudere una finestra, scorrere gli elenchi a discesa, passare da un campo ad un altro, premere bottoni, scegliere tra opzioni e cosi' via; l'altro resto e' semplice poichè tra le caratteristiche essenziali va notata l'intuizione nell'utilizzo dei moduli e la maneggevolezza operativa con la tastiera e il mouse in quanto il tutto è frutto di esperienze maturate ed applicate sul campo di utilizzo che hanno spinto il programma ad essere utile ed essenziale.  In questa figura sono rappresentate due istantanee di interfaccia utente di On Azienda che servono solo come riferimento visivo agli argomenti che saranno esposti di seguito. Solitamente, all'avvio, ogni modulo presenta una prima finestra con in alto una Console di tasti del menù operativo (H) ed una Tabella a mo di Griglia (I) dove vengono visualizzati tutti i dati eventualmente presenti. I dati sono disposti per righe e colonne (campi) ed e' possibile scorrerli semplicemente operando con i tasti cursore della tastiera (le quattro freccette che vedete in basso a destra). Ovviamente la griglia deve essere selezionata cliccandoci sopra col mouse. Per avere un'idea su come funziona una griglia di visualizzazione dati e come è possibile effettuare tutte le operazioni di gestione, potete consultare un'azienda dimostrativa creata allo scopo di dare un approccio pratico alle nozioni su esposte. A tal fine riferirsi al punto Usare una banca dati di esempio. La navigazione o il passaggio da un campo all'altro (M), evidenziato solitamente dal colore azzurrino, è stata facilitata è può essere fatta, dove è possibile, con i tasti cursore o enter (invio) della tastiera oppure, come per tutti i sistemi visuali, con il mouse o 'TAB' (il tasto con le doppie frecce). Quando ci si trova sugli oggetti che rappresentano liste o elenchi a discesa (L), in quasi tutti i casi, possono essere aperte con il tasto F9 della tastiera oppure con il mouse. Digitando poi dei caratteri essi compiono (se abilitata) un ricerca progressiva, ovvero si posizionano sulla voce che si vuole trovare. Vengono richiuse con il tasto F9 o enter per confermare il valore oppure con il mouse. Comunque, in generale, con il tasto F9 possono essere attivate tutte le liste o elenchi dove sono previsti; anche su un campo 'Città', ad esempio, premendo F9 si attiva l'elenco/ricerca dei comuni (M). | ||
Inserimento, modifica ed eliminazione dei dati Sulla parte in alto a sinistra della finestra di visualizzazione dati del modulo, si trova una Console dei tasti (H) che permettono di compiere azioni quali aggiungere, modificare, eliminare, stampare, ecc. Ovviamente il set dei tasti, rappresentato dalle icone, può essere vario e cambiare da modulo a modulo, e solitamente spostandosi sopra con il mouse (senza cliccare) appare un messaggio che ne descrive la sua funzionalità.  Per inserire dati occorre cliccare sul tasto di
'Nuova voce' che si trova solitamente come primo in alto a sinistra sulla griglia dei dati. Comparirà a questo punto una maschera con campi e altri oggetti che
permetteranno di introdurre i valori desiderati.Normalmente vi è sempre un campo Codice che deve essere assegnato dall'utente oppure in automatico dal sistema. E' necessario pertanto che esso venga impostato correttamente e che sia unico cioè non deve essere già stato inserito precedentemente. La conferma o l'annullamento delle operazioni sulla finestra di inserimento è ottenuta premendo solitamente il tasto 'Ok' oppure 'Annulla / Chiudi'. La finestra si chiude e ritorna sulla griglia di visualizzazione dei dati per nuove operazioni.  Il tasto di modifica dei dati si trova normalmente accanto
a quello di inserimento e permette di variare eventuali valori inseriti precedentemente.Tutte le operazioni che vengono svolte in fase di modifica sono equivalenti a quelle di inserimento; quindi riferirsi al punto precedente.  Per eliminare voci o documenti inseriti
si preme il tasto 'Annulla modifiche / elimina voce' posto solitamente accanto a quello di modifica.L'eliminazione rimuove tutti i dati selezionati nella griglia (con il mouse o tastiera), avvisando prima di effettuare l'operazione. Non sono previste, nella maggior parte dei casi, eliminazioni multiple se non appositamente create. | ||
Ordinare e cercare i dati Per ordinare e cercare dati On Azienda offre numerose possibilità che permettono di individuare delle voci utilizzando diversi criteri.  Il primo approccio più semplice nella ricerca, consigliata ai meno esperti, è quello di ordinare i dati secondo le proprie necessità così da avere la possibilità di consultarli facilmente disposti in ordine alfabetico, numerico o di data a seconda del tipo presente nella colonna interessata e di cercare quindi all'interno di essi. Per ordinare velocemente un campo della griglia fate click sul Nome o Intestazione (N) della colonna interessata e i dati verranno disposti nell'ordine voluto. Per esempio si potrebbe cliccare sulla colonna denominata 'Ragione sociale 1'. ATTENZIONE : non tutti i campi si possono ordinare, specie quando si tratta di dati 'virtuali' ovvero provenienti di fatto da un altra tabella. Il sistema avvisa con un messaggio o praticamente non ordina. A questo punto potete cercare il termine nella colonna ordinata digitandolo direttamente da tastiera (ricerca incrementale o progressiva). Il cursore della griglia, quindi, punterà sulla voce voluta o su quella più vicina. Per effettuare una Ricerca o selezione rapida dei dati nella griglia (consigliata anche ai meno esperti) premete il tasto F9 sulla colonna interessata, dopo averla ordinata, e alla comparsa della Maschera di ricerca (O) inserite del testo (o parte di esso) da utilizzare come criterio di selezione dei dati sul campo. Potete anche inserire più parti di uno stesso termine separati da uno spazio, questo per avere una ricerca più accurata. Quindi premete 'Ok'.  Per un ordinamento gestito premete il bottone 'Ordina tabella con più campi' raffigurato con l'icona  .
Nella maschera che appare è possibile indicare più campi (P) per un ordinamento strutturato : in pratica dal secondo campo in poi i dati
saranno ordinati relativamente al campo precedente.Per avere meglio l'idea è consigliabile fare delle prove su una banca dati come quella dimostrativa.  Per una ricerca o selezione gestita premete il bottone 'Cerca/seleziona voci' raffigurato con l'icona  .
Nella maschera che appare potete utilizzare più campi (Q) ed indicare i rispettivi termini di testo da cercare per una selezione più accurata.'Mostra i primi...' è utilizzato per recuperare solo un certo numero desiderato di voci che si vogliono consultare. Vengono normalmente recuperate le voci in ordine di inserimento. 'Annulla selezione' rimuove qualsiasi filtro o selezione sulla griglia facendo riapparire tutti i dati. Un aspetto interessante del sistema di selezione voci di On Azienda è dato dalla funzionalità secondo cui la selezione diventa permanente anche dopo la chiusura del modulo. Infatti, se è stata effettuata una selezione, riaprendo la griglia, ricompaiono i dati selezionati precedentemente. Per riaverli tutti occorre annullare la selezione. NB. Non tutti i moduli supportano la selezione permanente. | ||
Stampare elenchi, etichette e documenti La stampa dei dati può consistere nella creazione di semplici report tabellari proventienti soprattutto da moduli di archivio come banche, gruppi merceologici, scadenze, ecc. oppure in stampe strutturate come quelle create ad hoc per i documenti come fatture, prodotti, interrogazioni, ecc. On Azienda utilizza due tipi di gestori per la stampa: quello generico usato principalmente per i report tabellari e che consente di impostare dei parametri di creazione della stampa e quello specifico per le stampe strutturate che è parametrizzato ad hoc per il modulo a cui è associato. Occorre osservare che, mentre il gestore generico è sempre lo stesso per ogni modulo che lo usa, il gestore specifico può essere diverso a seconda del tipo di documento o modulo in cui è stato previsto. Adesso verranno trattati per sommi capi entrambi i gestori.  Il gestore di stampa generico normalmente viene usato da quasi tutti i moduli di archivio (eccetto clienti/fornitori e articoli) e per avviarlo occorre premere il bottone con l'icona  dalla console dei tasti della finestra principale del modulo vista all'inizio (H).Dal gestore e' possibile (se previsto) selezionare eventuali Colonne da stampare (R) ed impostare dei Parametri (S) per ottimizzare la stampa, stabilire l'orientamento del foglio, il numero di copie e scegliere la stampante su cui indirizzare l'operazione. Utile è la possibilità di avere un'anteprima a video della stampa prima di crearla su carta spuntando 'Anteprima' e poi premendo il tasto 'Stampa' (T).  Una utilità molto importante, quando i servizi clienti sono attivi, è quella di poter salvare il report (dove previsto) in
formato PDF per Acrobat Reader (T) nella cartella di Import/Export Files di On Azienda ed inviarlo
immediatamente ad un destinatario di posta elettronica.Per fare ciò occorre preventivamente configurare il mailer interno di On Azienda per far in modo che il documento venga spedito. Nella pagina 'Account' della finestra di gestione del PDF occorre impostare almeno il 'From address' e l'Host' e poi ovviamente indicare l'Address, Subject, ed il testo del messaggio. Questo almeno la prima volta che viene utilizzato.  Il gestore di stampa specifico viene utilizzato principalmente quando si completa la compilazione di eventuali documenti tipo fatture, ordini, prodotti, ecc. e viene attivato subito dopo la conferma del documento oppure può essere richiamato dal tasto della finestra principale del modulo come per il gestore generico visto poco fa. Questo tipo di gestore presenta le medesime caratteristiche funzionali come per il gestore generico ma può offrire dei parametri da impostare ad hoc per il modulo interessato (U). In alcuni moduli c'è anche la possibilità di effettuare delle stampe particolari come etichette sui Soggetti (V) o sui Prodotti/Articoli. Queste funzioni sono previste, ad esempio, nei moduli di gestione documenti oppure nella stampa dei prodotti o clienti e fornitori. Quindi occorre consultare la guida apposita del modulo per avere approfondimenti in merito a queste operazioni. Il sistema solitamente propone degli schemi di documenti generici ed adattabili a diverse situazioni. Nel caso in cui si vogliano apportare delle modifiche ad 'hoc' alle proprie esigenze allo stampato riferirsi al punto 'Personalizzare gli stampati'. | ||
| ACQUISTO LICENZA ED ASSISTENZA | ||
Impostare la propria intestazione Una volta installato il programma è possibile impostare l'intestazione o descrizione della propria azienda.  Dal menù di configurazione (B) visto all'inizio scegliete 'Personalizza descrizione azienda' ed inserite nei sette righi la Vostra intestazione (Z). Come modello per la creazione potete seguire l'intestazione dimostrativa già presente. Per rendere effettive le modifiche apportate occorre riavviare il programma. | ||
Acquisto della licenza d'uso E' possibile valutare il software installato, interamente funzionante, per 30 ore prima di utilizzo effettive durante le quali potete valutare le potenzialità del prodotto. Terminate le ore di utilizzo, il sistema Vi richiede obbligatoriamente la registrazione per poter continuare ad utilizzarlo. I dati eventualmente inseriti verranno conservati e ripristinati completamente al momento della registrazione. Per la registrazione accedete al modulo di Proposta di registrazione del menù Acquista licenza del sito ufficiale di On Azienda, quindi inserite tutte le informazioni richieste e dopo aver effettuato il pagamento il supporto tecnico Vi rilascerà tutta la documentazione necessaria compreso il codice di registrazione e attivazione servizi clienti. ISTRUZIONI: Alla finestra di registrazione, che appare all'avvio del programma, basterà utilizzare il file fornito, attivando la procedura con 'Registra con file'. Quindi premete 'Registra'. Se non disponete di una connessione ad internet attiva, al secondo riavvio del programma potete attivare i servizi scegliendo dal menù di configurazione (B) 'Aggiorna servizi clienti' oppure cliccando sul messaggio che appare sulla finestra principale del programma relativo ai servizi. Indicate il file apposito sempre fornito e poi premete 'Attiva i servizi'. La licenza d'uso viene rilasciata per ogni utente ed è nominativa ed associata all'intestazione della propria azienda. Questo significa che il nostro utente ha la facoltà di utilizzare potenzialmente tutto l'ampio set di moduli disponibili senza alcuna limitazione; basta installare la soluzione scelta, impostare la propria intestazione (quella indicata nella licenza d'uso) e registrare il programma. | ||
Cosa sono i servizi clienti I servizi tecnici di On Azienda delle soluzioni gestionali consentono a tutti gli utenti registrati di : A) Utilizzare senza limiti qualsiasi tipologia di modulo gestionale in aggiunta a quelli previsti dalla soluzione installata. In pratica si può avere in un unico ambiente o gestore principale tutta la gamma dei moduli disponibili e scaricabili dal sito ufficiale semplicemente installandoli dal programma. Infatti una delle maggiori e potenti caratteristiche del software di base On Azienda è quella di offrire la possibilità di installare qualunque tipologia di modulo anche non attinente alla soluzione scelta. Ogni modulo rimane in ogni caso autonomo ed indipendente dagli altri per cui qualsiasi combinazione è accettata. B) Usufruire costantemente da internet di tutti gli aggiornamenti e miglioramenti apportati ai moduli di tutte le soluzioni. Si consiglia ad ogni modo di tenere il sistema aggiornato con eventuali nuove caratteristiche disponibili che possono riguardare : 1 la correzione di 'bug' o problemi dei moduli installati. 2 l'introduzione di nuove funzionalità che potenziano le prestazioni del sistema. 3 l'adeguamento del software al sistema operativo Windows ed ai vari update. Il servizio prevede anche un aggiornamento dell'elenco dei moduli aggiuntivi che potranno essere di proprio interesse e quindi utilizzati. Per attivarli il programma deve essere registrato ed hanno durata annuale. Per il primo anno sono già inclusi nella fornitura software. Se sono scaduti occorre fare richiesta di rinnovo al supporto tecnico accedendo al menù 'Acquista licenza' del sito ufficiale di On Azienda. Per tutte le informazioni potete contattare il supporto tecnico a Supporto@OnAzienda.it. | ||
Richiesta di assistenza tecnica L'assistenza è dovuta se il sistema è registrato e se rientra nei termini di consulenza software accordata con il fornitore del sistema. Se il programma non è registrato il fornitore del sistema può eventualmente offrire assistenza limitatamente ad alcuni aspetti funzionali riguardanti l'utilizzo del programma o come chiarimento sulle procedure di fornitura e registrazione del software. Potete chiederla inviando un e-Mail al supporto tecnico di On Azienda. | ||
| OPERAZIONI SPECIALI | ||
Personalizzare le griglie dati Le griglie dati possono essere personalizzate adattando il 'layout' dei campi alle proprie necessità ovvero occultando le colonne che si ritengono superflue o inutili. Per fare ciò basta semplicemente puntare col mouse la Colonna (N) che si vuole nascondere e, tenendola premuta, trascinarla oltre la griglia. Essa apparirà con un simbolo di croce sopra e quindi sarà possibile rilasciarla facendola scomparire. Una volta chiuso il modulo le modifiche diverranno permanenti. Per poter ripristinare nuovamente tutto il 'layout' originale dei campi della griglia basta fare click destro col mouse su di essa quindi 'Ripristina le configurazioni iniziali'. Usando sempre lo stesso menù rapido della griglia è possibile inibire la visualizzazione a righi alterni dei dati che per default è attiva. La colorazione alterna è determinata dal font del carattere. L'operazione di personalizzazione è consentita solo quando il programma è stato registrato ed i servizi clienti sono attivi. | ||
Personalizzare gli stampati Una delle numerose caratteristiche del sistema è quella di permettere in maniera alquanto semplice di modificare determinati elementi degli stampati, che vengono inclusi come parte dell'installazione dei moduli, come disposizione dei campi o elementi grafici quali box, linee, immagini, font, dimensione, colore oggetti, ecc. Solitamente tale operazione riguarda la manutenzione dei documenti o stampati utilizzati specificatamente dall'azienda. Per attivare il designer dello stampato, dal gestore di stampa del documento, occorre premere il tasto Personalizza stampato (T) e raffigurato dall'icona della squadretta  .Una volta apportate le modifiche in stile 'word', salvate e uscite dal designer. L'operazione di personalizzazione è consentita solo quando il programma è stato registrato ed i servizi clienti sono attivi ed consigliato se effettuato da personale esperto. Rivolgersi eventualmente al fornitore del sistema. | ||
Personalizzare il menù e la barra dei moduli correlati Sono adesso presentate alcune operazioni basilari di manutenzione del menù che è possibile effettuare per organizzare sulla base delle proprie esigenze, l'accesso e l'utilizzo dei moduli installati. Si suppone quindi che il menù di configurazione (B) sia aperto; eventualmente per il suo uso consultare Il menù dei moduli e di configurazione.
 La barra dei moduli correlati (C) viene utilizzata per accedere contemporaneamente a più moduli installati nel programma e quindi serve per avere un sistema 'multigestionale' in cui praticamente si può lasciare sospesa la compilazione di una fattura e passare alla vendita banco, oppure mentre si inseriscono gli articoli nel DDT, si sospende per aggiungere un nuovo cliente in archivio, ecc. ! Ovviamente questa potente funzionalità è estesa a tutti i moduli installati nel programma e la si può personalizzare in base alle proprie esigenze. Normalmente la barra dei moduli correlati è avviata alla partenza di On Azienda poichè la sua attivazione è preimpostata in fase di installazione. Se si vuole inibire o attivare il suo avvio occorre agire su 'Usa la barra menù dei moduli correlati' (G) visto all'inizio. In fase di setup iniziale ad ogni modulo di menù sono associati per analogia altri moduli affini nella tipologia che è possibile ovviamente variare secondo le proprie necessità. Per fare ciò fate click-destro col mouse sulla barra dei moduli correlati per attivare il sottomenù (Y) quindi 'Aggiungi modulo correlato'; al contrario lo si può rimuovere. Con questo sottomenù si può anche scegliere se tenere la barra Sempre in primo piano o attivarla tramite la barra delle applicazioni di Windows. E' possibile usare la barra dei moduli correlati solo nella versione MULTI di On Azienda con il database Firebird installato poichè deve essere di fatto attivata una connessione multi utente. | ||
Installare i moduli aggiuntivi Una delle maggiori e potenti caratteristiche di On Azienda è quella di offrire la possibilità di installare qualunque tipologia di modulo anche non attinente alla soluzione scelta. Ogni modulo rimane in ogni caso autonomo e indipendente dagli altri, per cui qualsiasi combinazione è accettata. Per installare moduli aggiuntivi non occorre aver registrato il programma. Infatti in questo caso sono valutabili solo con gli archivi dimostrativi ed interamente funzionanti ed appaiono nel menù dei moduli con il simbolo .
Quando il programma è registrato e i servizi clienti sono attivi appaiono invece con
ovvero possono essere utilizzabili liberamente e senza limitazioni.Per l'installazione, dal tasto giù al menù 'Amplia la tua soluzione con i moduli aggiuntivi' (E) accedete nell'elenco presente nella Vostra installazione o dal menù di configurazione (B) cliccate su 'Installa modulo aggiuntivo'. Scegliete il modulo desiderato e poi fate doppio click su di esso, quindi confermate l'operazione. Apparirà il gestore di installazione. Potete installare i moduli direttamente dal sito internet, se disponete di una connessione (operazione consigliata) oppure dal CD-Rom di installazione/aggiornamento impostando il percorso dove risiede la cartella degli aggiornamenti di On Azienda denominata 'UpdatesMap'. Quindi installate il modulo e riavviate il programma che effettuerà alcune configurazioni relative all'installazione del nuovo modulo. | ||
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