On Azienda Grandhotel
Usarlo subito in pochi passi
Aggiornato al 5 Maggio 2010
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On Azienda Grandhotel rappresenta lo strumento software ideale per hotel, residence, bed and breakfast, villaggi turistici e campeggi in quanto è stato studiato intorno alle esigenze
dei professionisti dell'ospitalità e della ristorazione. E' un software essenziale ed efficace per creare check-in o prenotazioni con emissione
della conferma prenotazione o tramite booking on-line. Fare il check-out è immediato come anche l'emissione dei documenti richiesti dall'ospite
come fattura o ricevuta fiscale. Molto potente e veloce è la creazione ed invio della schedina di P.S. per l'ospite alloggiato.
Vedremo ora in pochi semplici passi come è possibile :
Creare le Tariffe per i Checks
Creare una Prenotazione o un Check-in
Fare il Check-out con Addebito Spese ed emettere il Documento
Interrogare ed inviare la Schedina di P.S.
IMPORTANTE : Per una migliore assimilazione degli argomenti esposti è consigliato applicare praticamente i passi descritti
facendo delle prove di inserimento o modifica dei dati.
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| CREARE LE TARIFFE PER I CHECKS |
1.
Avviare il modulo Tariffe e Stagioni dalla sezione del menù ARCHIVI, facendo doppio click su di esso.
APPROFONDIMENTI
- Utilizzo del menù principale di On Azienda.
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2.
Dalla console dei tasti del modulo premete su '+1' (tasto evidenziato in rosso) in modo da avviare la finestra di inserimento nuova Tariffa.
APPROFONDIMENTI
- Utilizzo del modulo Tariffe e Stagioni.
- Console dei tasti dei moduli gestionali di On Azienda.
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3.
Affianco sono raffigurati tutti i campi della tariffa che occorre indicare evidenziati in rosso. Il Codice è progressivo automatico,
la Tariffa e Trattamento sono molto importanti come anche la Descrizione che è una sintesi descrittiva della tariffa
e che aiuta ad individuarla in fase di check. Occorre indicare anche il periodo di validità della tariffa (Da data, A data).
Il Prezzo occorre metterlo considerandolo al giorno, IVA esclusa.
Premere 'OK' per confermare e memorizzare la tariffa.
APPROFONDIMENTI
- Utilizzo del modulo Tariffe e Stagioni.
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| CREARE UNA PRENOTAZIONE O UN CHECK-IN |
1.
Avviare il modulo Controllo camere dalla sezione del menù GESTIONE, facendo doppio click su di esso.
APPROFONDIMENTI
- Utilizzo dei moduli gestionali di On Azienda.
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2.
Alla comparsa del planning potete premere il bottone 'Nuova Prenotazione' (evidenziato in rosso) o 'Nuovo check' oppure selezionare,
con trascinamento del mouse, i giorni / camera interessati e poi fare click destro facendovi comparire il menù rapido per avviare la
finestra di gestione dove potete inserire tutte le informazioni necessarie.
Se non ci sono camere presenti leggete anche il punto successivo.
APPROFONDIMENTI
- Il planning camere/giorni.
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3.
Con il tasto '+1' potete aggiungere delle camere nuove prestando attenzione ad usare la numerazione classica piano/camera tipo 101, 110, 212, 301, ecc. altrimenti
potreste avere problemi con eventuali addebiti telefonici o ristorante. Se volete aggiungere informazioni al numero potete farlo separandolo con '/'. Es. 101/S.
Con il tasto '-1' potete eliminare la camera selezionata con i cursori giù.
APPROFONDIMENTI
- La manutenzione delle camere.
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4.
In questa sezione vengono introdotte tutte le informazioni necessarie al check-in (o prenotazione) e alla compilazione della schedina di P.S. sul
cliente ospite dell'albergo.
Il cliente può essere recuperato dall'archivio, se presente, premendo il tasto F9 quando si sta nel campo Codice, Cognome o Nome oppure
premendo il tasto 'Crea nuovo' per introdurlo ed aggiungerlo nell'archivio.
Succede che in fase di prenotazione si vogliano inserire 'al volo' delle informazioni di base per poi completarle in un secondo momento
o durante il check-in. Per fare ciò è consigliato lasciare vuoto il campo Codice (il primo campo) altrimenti il sistema dei controlli rende difficile
l'inserimento parziale.
APPROFONDIMENTI
- Inserimento e modifica di un check.
- Gestione clienti.
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5.
Se usate il trascinamento del mouse sul Planning per selezionare gioni e camera come descritto al punto 2, la data di check-in/out ed il numero di camera
sono assegnate in automatico altrimenti occorre inserirle.
APPROFONDIMENTI
- Inserimento e modifica di un check.
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6.
Una volta inserite le Tariffe in archivio possiamo usarle in prenotazione o check-in semplicemente cercandole nell'elenco a discesa 'Descrizione'
(evidenziato in rosso) e poi premere il bottone 'Calcola check' descritto al successivo punto. Il sistema recupererà la tariffa e farà tutti
i conteggi necessari.
APPROFONDIMENTI
- Inserimento e modifica di un check.
- Archivio Tariffe e Stagioni.
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7.
Con il bottone 'Calcola check' vengono effettuati tutti i conteggi e riepiloghi riguardanti la tariffa, le spese camera e servizi.
In ogni caso, quando la finestra di check o prenotazione viene chiusa, il sistema fa sempre un calcola check implicito per riportare
correttamente tutte le informazioni contabili sul planning.
Con il tasto OK l'operazione viene confermata e la finestra di inserimento/modifica chiusa ritornando sul Planning.
APPROFONDIMENTI
- Inserimento e modifica di un check.
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| FARE IL CHECK-OUT CON ADDEBITO SPESE ED EMETTERE IL DOCUMENTO |
1.
Prima che l'ospite lasci l'albergo occorre prepare il conto (o check-out) e stampare il documento richiesto. Sul Planning (visto
al punto 2 di 'Creare una prenotazione o un check-in') occorre selezionare il check relativo all'ospite interessato (A) e premere sul tasto
Conto / check-out (B). Per l'addebito delle spese varie riferirsi al punto successivo.
Per l'emissione del documento (fattura o ricevuta fiscale) occorre premere il tasto Emissione documenti (C) e riferirsi al successivo punto 3.
APPROFONDIMENTI
- Check-out ed emissione documenti.
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2.
Con questa maschera è possibile addebitare all'ospite, oltre che alle spese comuni quali bar o servizi, anche spese relative a consumazioni nel
ristorante o spese telefoniche estratte dal centralino telefonico. Premendo sul tasto 'Servizi / alimenti' (evidenziato in rosso) verrà fuori
un elenco di prodotti da bar o servizi che è possibile selezionare ed inserire nel check-out.
Allo stesso modo si può fare per addebitare spese del ristorante tramite il tasto 'Ristorante' e spese telefoniche tramite il tasto
'Costi telefono'. Per queste ultime due operazioni consultare gli approfondimenti di seguito proposti.
APPROFONDIMENTI
- Addebito spese ristorante / telefoniche.
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3.
Il documento può essere compilato inserendo solo le spese camera o solo le spese varie (o entrambi) su uno o più check. Quindi il sistema
risulta essere unico e versatile.
Basta selezionare i checks interessati premendo barra spazio su di essi che verranno poi inseriti nei Riepiloghi in basso visti al successivo
punto 5.
APPROFONDIMENTI
- Check-out ed emissione documenti.
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4.
Stesso discorso visto al precedente punto 3 ma per le spese varie come ristorante o telefono. Si seleziona la voce con barra spazio che
verrà inserita nei Riepiloghi in basso visti al successivo punto. La selezione può essere parziale.
APPROFONDIMENTI
- Check-out ed emissione documenti.
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5.
In questa griglia sono elencate tutte le spese camera, ristorante o telefono che sono state selezionate dalle sezioni viste ai punti precedenti ed
in cui è possibile variare le quantità o gli importi prima di essere trasferite nel documento visto al punto successivo.
Questa ultima operazione dovrebbe essere fatta con molta cautela in quanto ci potrebbero essere poi dei problemi nella contabilità
dei checks camere.
APPROFONDIMENTI
- Riepilogo ed emissione documenti.
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6.
Una volta inserite le spese in Riepilogo premete il tasto 'Fattura-ricevuta fiscale' per creare il documento ed eventualmente modificarlo.
In questa sezione è possibile anche emettere la Conferma prenotazione ma solo sulle prenotazioni che occorre preventivamente selezionare
come mostrato al precedente punto 3.
APPROFONDIMENTI
- Emissione documenti (fattura / ricevuta fiscale).
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| INTERROGARE ED INVIARE LA SCHEDINA DI P.S. |
1.
Avviare il modulo Interroga check camere dalla sezione del menù SERVIZI, facendo doppio click su di esso.
APPROFONDIMENTI
- Utilizzo dei moduli gestionali di On Azienda.
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2.
Selezionate l'intervallo di date in cui volete avere i risultati desiderati. Evidenziati in rosso ci sono alcuni parametri
che potete impostare per affinare la ricerca ovvero per avere dei risultati quanto più attinenti alle voci che si vogliono recuperare.
Si possono tranquillamente lasciare vuoti.
APPROFONDIMENTI
- Interroga check camere.
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3.
Con il tasto 'Ricava interrogazione' viene visualizzata una schermata con i risultati e riepiloghi voluti.
Se si vuole creare la schedina di PS degli ospiti alloggiati occorre selezionare Registro presenze (PS), evidenziato in rosso,
che imposterà automaticamente, come date, gli ultimi due giorni sui checks degli ospiti alloggiati.
APPROFONDIMENTI
- Interroga check camere.
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4.
Una volta ricavato l'elenco degli ospiti alloggiati (A) sui quali inviare la schedina, premete il tasto
'Crea file schedina di PS' (B) che elaborerà gli ospiti in elenco per verificare la correttezza delle
informazioni di PS segnalando eventuali problemi. Esso creerà un file apposito da inviare alla polizia di stato tramite il supporto on-line posto a
disposizione dell'albergatore.
Tale file verrà aperto con il blocco note di Windows (C) e sarà possibile salvarlo in una locazione voluta per l'invio. In automatico
il sistema lo salva nella cartella dei files di import/export di On Azienda.
APPROFONDIMENTI
- Creazione ed invio schedina di PS.
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