Manuale utente per
On Azienda Ristobar
Aggiornato al 23 Gennaio 2010
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On Azienda Ristobar è una soluzione specifica per tutte le attività di ristorazione (banco bar, ristoranti, pub, pizzerie, asporto, ecc.) che, con un'interfaccia facilitata, consente la gestione delle comande di ordine dei clienti ai tavoli o su commissione, prese dal punto cassa o per mezzo di palmari e la stampa del conto o del preconto con emissione di eventuale ricevuta fiscale o fattura. E' il primo software per la gestione della ristorazione modulare, completo ed essenziale nell'utilizzo. E' in grado di adattarsi alle singole tipologie di lavoro, con facilità e chiarezza, può essere installato sia su postazioni fisse che su terminali come pocket-pc in dotazione al personale di sala.
Tramite interrogazioni di fine giornata potrete anche controllare gli incassi, la velocità di ricambio dei tavoli, il lavoro, la precisione dei camerieri e la distribuzione dei gusti dei clienti in modo da poter effettuare successivamente delle politiche di gestione delle vivande mirate alla tendenza del momento evitando così dispendiose giacenze di magazzino.
La preparazione degli archivi è un attività molto importante per chi volesse utilizzare efficientemente e senza dispendio di tempo On Azienda Ristobar. Basta avere un poco di pazienza iniziale per prepararsi una buona banca dati di base per poter lavorare tranquillamente con le comande dal punto cassa e da palmare.
I dati predefiniti
La prima importante azione da fare è quella di caricarsi dei Dati predefiniti in modo da poterli utilizzare come modello per la messa a punto dei propri. Basta modificarli o integrarli seguendo le impostazioni suggerite dai dati esistenti ed inseriti dal fornitore ad hoc per l'uso.
A primo avvio di On Azienda viene mostrata una maschera che permette l'inserimento di dati predefiniti nel database attivo e pronto per essere utilizzato per la gestione.
Si consiglia di creare tutto il set suggerito dei dati (A). Successivamente li si possono modificare utilizzando gli appositi moduli che li gestiscono, per es. Gruppi merceologici, Alimenti o Menù vivande.
Tale maschera può essere anche raggiunta, in un secondo momento, tramite il menù di configurazione di On Azienda. Click destro sulla finestra principale del programma quindi 'Inserisci i dati predefiniti'.
I gruppi merceologici alimenti
Il primo importante archivio sono i Gruppi merceologici degli alimenti in cui per ogni tipo di vivanda o voce devono essere indicati i Sottogruppi o dettagli di menù (A). Ad es. al tipo 'Pietanze' occorre indicare il primo, secondo, dessert, ecc. al tipo 'Bevande' i dettagli vino, birra, digestivi, ecc.
N.B. Negli archivi predefiniti compaiono anche altre voci che non sono attinenti alla gestione alimenti per ristorante quali abbigliamento, tabacchi, alimentari, articoli per la casa o vari; si possono tranquillamente eliminare dall'archivio per non avere dei dati non attinenti alla propria gestione.
Nel caso di acquisizione delle comande tramite palmare occorre puntualizzare che quelle che saranno utilizzate sono le voci
di dettaglio o Sottogruppi che devono quindi essere scritti in maniera breve e significativa magari appuntandone il termine,
questo per problemi di spazio di visualizzazione sui palmari. Quindi per esempio anzicchè scrivere 'Secondi di pesce'
scrivete 'Sec.pesce'.Un altro parametro importante è il numero di ordine dei tipi e dei Sottogruppi (B) che deve essere sequenziale in base al posto di menù occupato dalla voce. Per esempio vengono prima gli antipasti, poi i primi, secondi … per ultimo il dessert. Il numero di ordine tra i tipi ed i Sottogruppi deve in sequenza e consecutivo e non deve essere superiore a 98 se si utilizzano i palmari per l'acquisizione delle comande. N.B. Per capire l'impostazione del numero di ordine consultate preventivamente i dati già inseriti e strutturati in Gruppi e Sottogruppi, prima di procedere all'inserimento dei Vs dati.
Nei gruppi merceologici potete notare anche la presenza di voci particolari quali Variazioni, Avvisi o Servizi. Le Variazioni come potete intuire sono utilizzate per specificare aggiunte o modifiche di ingredienti sulle vivande, gli Avvisi vengono utilizzati per 'trasmettere' dei messaggi ai vari reparti di produzione es. 'Attendere primi', 'Via con i secondi', ecc., mentre i servizi riguardano quasi sempre la gestione del Coperto.
Oltre a quelle suggerite potete aggiungere altre voci e Sottogruppi modificando quelli già esistenti o creandone altri nuovi stando però sempre attenti a spuntare 'Usa per ordini vivande' (A). Questo perché possiate gestirli nel modulo Ordini vivande oppure da palmare.
Gli alimenti
L'archivio alimenti contiene l'elenco di tutte le vivande, avvisi o variazioni che sono utilizzate per la gestione delle comande. Essi sono divisi per tipologia e Sottogruppo il quale rappresenta di fatto la classificazione fatta dal menù del ristorante. In questo archivio potete aggiungere tutte le vivande che occorrono specificando tutti i parametri necessari utili per la loro gestione.
La stampa vivande offre un elenco suddiviso per sottogruppo con la quale quindi potete stampare facilmente una lista con i prezzi delle vivande utilizzabile per una consultazione interna degli alimenti.
I parametri più importanti riguardano :
La descrizione della vivanda (A) nei due utilizzi; 'normale' che viene utilizzata come standard per la gestione della presa delle comande da punto cassa e può avere una dimensione massima di 100 caratteri anche se è sempre consigliato non oltrepassare una determinata dimensione (tipo 40 caratteri) e la descrizione 'breve' che è utilizzata quando si gestiscono le comande prese da palmare. In questo caso la dimensione massima consentita è di 30 caratteri ed è sempre consigliato scriverla appuntata e significativa. In entrambi i casi è sconsigliato scriverle in maiuscolo (per una questione di spaziatura e visualizzazione a video e stampa) specie quando si usano i palmari per acquisire le comande.
Gruppo e dettaglio gruppo (B). Importante per attribuire alla vivanda la categoria di appartenenza. Nel gruppo solitamente viene indicato il tipo di vivanda (Pietanza, Bevanda, Avviso o altro) mentre nel sottogruppo il capo voce corrispondente al menù normalmente consultato dal cliente (es. Primi, Secondi, Vini, Birre, Dessert, ecc.). N.B. Questi archivi devono essere gestiti preventivamente nel modulo 'Gruppi merceologici'.
Il prezzo di vendita usuale e quello specifico per la vendita nel caso di asporto (C), scorporato di IVA e che è conveniente inserire con almeno 3 cifre decimali, questo per una questione di arrotondamento ed 'esattezza' dei prezzi nel conto, ricevute fiscali o in generale per l'esposizione al pubblico dei prezzi delle vivande. Si ricordi di impostare il metodo a 'Prezzo di cessione imposto' che è quello normalmente usato in questi ambiti.
La stampante (D) che indica la destinazione presso quale reparto di produzione la vivanda viene stampata (es. in cucina, nel bar o nella pizzeria).
Sulla voce speciale 'Coperto' non è necessario indicare alcuna stampante come quella 'Conto' così come si potrebbe pensare, poichè può succedere che inviando la comanda nei reparti
(comprensiva del Coperto) venga anche stampato un 'Conto' con la sola voce 'Coperto' e ciò è inutile in questa situazione.Normalmente le stampanti sono già predisposte in fase di installazione per cui riferirsi al manuale tecnico.
Se stiamo inserendo un avviso (messaggio da inviare al reparto di produzione) o un servizio quale il coperto occorre spuntare le relative voci (E).
La gestione delle varianti o variazioni (F) (ovvero tutti quegli ingredienti che possono essere aggiunti o dimezzati in una vivanda come la pizza) è fatta sempre nello stesso modulo degli alimenti ma occorre impostare, oltre ai parametri visti in precedenza, anche quelli specifici quali il tipo ma soprattutto il metodo di valutazione : se si vuole assegnare un costo fisso alla variante basta metterne il prezzo sempre IVA esclusa come Valore, mentre se si vuole una valutazione in percentuale in base al costo dell'intera vivanda dove è applicata spuntare 'Variazione in %' quindi inserire il valore percentuale. Es. il 10 % sul costo della pizza di 4 euro.
Carico e scarico di magazzino
La gestione del magazzino quantità e prezzi di acquisto e controllo del sottoscorta è molto semplice e si basa sui principi applicati già nelle altre soluzioni On Azienda. In sostanza il carico degli alimenti viene effettuato tramite il modulo di gestione 'Carico di magazzino' dove normalmente sono gestite tutte le materie prime di produzione del ristorante, variazioni oppure i prodotti finiti acquistati tipo le bevande; infatti non è utile gestire un carico di pietanze preparate !
E' importante poi impostare la proprietà 'Escludi dai palmari' che si trova nella maschera di modifica degli alimenti (vedi Gli alimenti) là dove si tratti di materie prime le quali non devono comparire sulla gestione dei palmari in quando normalmente sono prodotti non vendibili al tavolo. Questo principio può essere applicato per tutte le vivande di cui non si desidera la vendita al pubblico.
Per l'utilizzo del modulo di Carico di magazzino riferirsi al manuale utente delle soluzioni On Azienda RetailSale o Business oppure consultare la guida on-line del programma.
Lo scarico di magazzino è semplicemente effettuato tramite la gestione delle comande il quale ne aggiorna la quantità ceduta o venduta delle vivande.
Per avere poi un resoconto numerico delle movimentazioni di un prodotto si può utilizzare l'archivio alimenti alla pagina 'Informazioni contabili complete'.
Le sale (reparti)
L'archivio reparti normalmente coincide con le sale o zona tavoli del ristorante e vengono utilizzate nella presa delle comande fatte dal modulo di Ordini vivande. Normalmente vengono impiegati per distinguere le sale interne da quelle esterne o zone speciali tipo privè. La numerazione o codifica deve essere numerica progressiva e al codice 99 coincide una sala speciale denominata 'Tutte' che fa visionare su un'unica schermata tutti i tavoli disponibili del ristorante.
Nell'archivio reparti potrete trovare anche voci non attinenti al Vs. uso tipo Magazzino principale o Produzione; si possono tranquillamente eliminare dall'archivio per non avere dei dati non attinenti alla propria gestione.
Le impostazioni di base
Il modulo impostazioni permette di parametrizzare il funzionamento di On Azienda Ristobar in funzione al tipo di uso che se ne vuole fare.
(A). Se si usa solo o prevalentemente la gestione dei tavoli si può impostare il parametro su 'TAB' oppure su 'BAR' se si usa solo il banco oppure su 'TAW' se si usa prevalentemente l'asporto. Al momento in cui si entrerà in 'Ordini vivande' verrà esposta la finestra desiderata.
(B). Stesso discorso per la sala di default quando si usa la gestione tavoli 'TAB'.
(C). Il tempo di aggiornamento ordini dai palmari indica ogni quanti secondi avviene il 'refresh' delle comande provenienti dal palmare. Questo parametro è necessario se si usano i palmari per acquisire le comande.
(D). La stampa di comanda unica permette di avere sulla comanda inviata al reparto tutte le vivande elencate anche non di competenza. Quelle di competenza verranno stampate in neretto mentre le altre in un carattere normale.
(E). All'apertura di una nuova comanda si può voler avere subito la possibilità di introdurre il numero dei coperti o di persone che occupano il tavolo. Impostando questo parametro ovvero introducendo il codice chiave della voce 'Coperto' che potete ricavare dall'archivio alimenti, vi apparirà una maschera in cui potrete inserire il numero dei coperti del tavolo.
(F). Questo parametro è essenziale al momento in cui si voglia 'agganciare' la gestione ristorazione a quella dell'hotel gestita dalla soluzione Grandhotel. In pratica sarà possibile aggiornare nel check del cliente, che ha assegnata una camera, eventuali spese ristorante sostenute dallo stesso. Per ulteriori dettagli in merito riferirsi al manuale utente della soluzione On Azienda Grandhotel.
I tavoli e le operazioni
Con il modulo Ordini vivande inizia la gestione vera e propria dell'attività di ristorazione che può svilupparsi in diversi modi a seconda del tipo di utilizzo che se ne vuole fare. Infatti tale modulo è suddiviso in tre sezioni operative denominate Bar, Tavoli e Asporto che possono essere utilizzate individualmente o anche contemporaneamente. Quindi un attività di ristorazione (bar, pizzeria, pub, ecc.) può, con tale funzionalità, utilizzare il banco per le vendite 'dirette' e allo stesso tempo la gestione tavoli oppure l'asporto con tutte le operazioni che è possibile effettuare.
Quindi On Azienda Ristobar si presenta unico nel suo genere riguardo a tale funzionalità che è veramente potente ed utile ma anche molto facile da usare.
Partendo dalla gestione Tavoli, la prima fase riguarda la creazione e la disposizione dei tavoli nella sala selezionabile dal navigatore (B) tramite il pannello di Manutenzione tavoli (D). Con questo pannello si possono aggiungere, modificare ed eliminare tutti i numeri di tavolo che sono presenti nel ristorante utilizzando la maschera apposita (E). Si presti attenzione ad impostare le proprietà Disponibile e Libero affinché un tavolo possa essere utilizzato. Per eliminarne uno occorre selezionarlo (evidenziato in verde) sul tableau (A) e poi fare Elimina dal tasto '-1'.
Una volta creati tutti i tavoli essi appariranno come 'liberi' ed è possibile impostarne la disposizione sul tableau tramite uso del mouse tenendo premuto il Ctrl da tastiera, e stabilire la Dimensione tavoli (D).
Una particolarità è quella di poter personalizzare lo sfondo del tableau in base alla planimetria del proprio locale semplicemente sostituendo l'immagine predefinita di sistema denominata 'Hall.jpg'. Potete trovare questo file nella cartella Images di OnAzienda.
Si consiglia una numerazione progressiva ed unica per tutti i tavoli del tipo 01, 02, … 20… ecc. magari con una disposizione strategica in base alla zona. Per es. alla fila laterale do una numerazione da 01 a 10 a quella centrale da 11 a 20 mentre a quella esterna da 21 a 30. Questo per una maggiore facilità di gestione delle comande ed individuazione dei tavoli.
Sul tavolo quindi è possibile effettuare delle operazioni che riguardano la gestione della comanda associata ad esso (C).
- Per inserire o modificare una comanda ed associarla al tavolo premere il tasto 'Apri'.
- Per liberare il tavolo dalla comanda associata premi 'Libera'.
N.B. L'operazione di 'liberazione' del tavolo consiste nella chiusura del tavolo e completa eliminazione della comanda dall'archivio. Quindi assicurarsi prima di effettuare tale operazione. Per chiudere 'regolarmente' un tavolo occorre precedere con l'operazione di richiesta conto spiegata più avanti.
- Sposta consente di spostare semplicemente una comanda da un tavolo all'altro.
- Prenotazione che fa apparire sul tavolo (evidenziate in giallo) le informazioni essenziali (ora e nome).
- Stampa conto permette di stampare 'velocemente' il conto completo della comanda associata al tavolo. Per una richiesta conto selezionata o separata occorre procedere con la funzione conto spiegata più avanti.
La comanda del tavolo
Per inserire una vivanda occorre semplicemente selezionarne il tipo (C) ed il sottogruppo (B) quindi fare click col mouse sulla griglia delle vivande (A). Verrà aggiunta una nuova vivanda nella tabella accanto Alimenti con quantità 1 e il prezzo corrispondente.
Per cercare una vivanda (I), con un metodo veloce, digitare una parte del nome nel box di ricerca; quindi premere Invio o il tasto 'Cerca vivande'. Verranno visualizzate sulla griglia le vivande interessate che potete poi scegliere.
Se vi è impostato il parametro Raggruppa quantità (H) e la vivanda è già presente nella tabella verrà semplicemente incrementata di uno la quantità già assegnata a quella vivanda. Questo è usato soprattutto per praticità nei conti e risparmiare spazio a video o su carta.
La console dei tasti (D), che si trova sull'estrema destra della finestra, permette di effettuare delle operazioni di gestione sulle vivande in ordine, quali l'assegnazione della quantità, lo storno, l'inserimento di vivande extra, l'eliminazione e la cancellazione dell'intera scheda vivande. Le funzionalità più importanti sono :
Peso usa una maschera, nelle vivande vendute a peso, che viene utilizzata per inserire la quantità reale venduta al cliente.
usato per aumentare la quantità della vivanda.
usato per diminuire la quantità della vivanda.
Lo storno e' usato soprattutto nella gestione palmari per stornare le quantità di una vivanda già ordinata.eXtra usa una maschera per inserire delle vivande non presenti nell'archivio. Vengono inserite informazioni fondamentali.
L'omaggio segna la vivanda selezionata come 'offerta' al cliente stampandola sul conto, come 'Omaggio', ma detraendola dal totale.
usato per eliminare la vivanda selezionata.La sezione variazioni (G) permette di assegnare ad ogni vivanda delle varianti (come ingredienti o lavorazioni) in aggiunta o in diminuzione. Se ho selezionata una vivanda e poi dalla griglia delle vivande (C) seleziono come gruppo Variazioni e quindi l'ingrediente da (B), la variante sarà automaticamente assegnata alla vivanda corrente (G) e la tabella di gestione 'Variazioni' sarà visualizzata.
La console dei tasti potrà essere utilizzata allo stesso modo come per la gestione delle vivande.
Terminata la fase di inserimento delle vivande possiamo inviarle ai reparti di produzione per la loro preparazione (in Cucina, nel Bar o in Pizzeria). Per fare ciò basta premere 'Invia ordine' (E) ed automaticamente saranno stampate ai reparti di competenza le vivande della comanda. Il gestore dell'ordine verrà chiuso e saranno nuovamente esposti i tavoli (vedi I tavoli e le operazioni (A)).
Riferirsi al manuale tecnico per l'installazione e configurazione delle stampanti e comunicazione con On Azienda Ristobar.
Se si aggiungono altre vivande alla comanda, facendo 'Invia ordine' (E) verranno inviate solo queste ultime mentre spuntando 'Reinvia' preventivamente verranno re-inviate tutte le vivande della comanda presa ai reparti di competenza.
Modello di stampa inviato al reparto di produzione.Una particolarità di invio della comanda è data dalla possibilità di stampare in tutti i reparti una comanda unica ovvero con tutte le vivande elencate anche non di competenza. Quelle di competenza verranno stampate in neretto mentre le altre in un carattere normale. Questo quando si vuole mettere a conoscenza l'attività di un reparto con l'altro per coordinarsi sulla produzione delle vivande. Per impostare questa modalità occorre andare nelle configurazioni del sistema ovvero nel modulo 'Impostazioni' alla pagina 'Ristobar'.
Se volete intestare la comanda ad un Vs. abituale cliente potete sceglierlo dall'archivio tramite il tasto 'Cliente' (L). Questo è utile nella fase del pagamento della comanda con emissione di un documento fiscale richiesto dal cliente.
Alla richiesta del conto del cliente premete 'Conto' (F) ed apparirà il gestore relativo che sarà spiegato più avanti.
Il conto e il pagamento
Nella zona vivande da pagare (A) sono elencate normalmente tutte quelle ancora da pagare. Quindi alla prima stampa del conto (E) vengono visualizzate o stampate tutte le vivande della comanda. Se il pagamento avviene tutto in una volta con la console dei tasti (D) premo su '>>' per metterle tutte in pagamento (B), quindi passo al pagamento (F). Se il conto è separato agisco con i tasti 'maggiore' o 'minore' per selezionare le vivande consumate dal cliente e metterle in pagamento (B). Al momento in cui viene stampato il conto (E) il gestore delle comande viene chiuso e i tavoli sono nuovamente esposti (vedi I tavoli e le operazioni (A)).
Quindi passo al Pagamento (F) selezionabile nelle tre forme : quello 'standard', di gruppo o rapido.
Quello standard consente di scegliere la soluzione del pagamento (D) e il documento richiesto dal cliente (E) o (F).
Normalmente sul lato di sinistra (A) il gestore visualizza il totale generale o parziale da pagare, mentre nel campo (B) da la possibilità di inserire l'importo incassato dal cliente e alla conferma con tasto 'Enter' o 'Invio' visualizza l'eventuale differenza utilizzabile anche come resto da consegnare (C).
E' importante indicare l'esatto importo incassato dal cliente poichè questo è anche utilizzato per i resoconti di fine giornata sugli incassi realmente effettuati.
COLLEGAMENTO AI REGISTRATORI DI CASSAUno dei punti chiave della soluzione è l'interfacciamento ai misuratori fiscali per la stampa in automatico dello scontrino (E). On Azienda supporta numerosi tipi di registratore di cassa e stampanti fiscali di cui potete consultare la guida apposita sull'hardware supportato e certificato da On Azienda.
Nel caso il modello a Vs disposizione non sia previsto in quelli adottati da On Azienda occorre rivolgersi al supporto tecnico per appurare la fattibilità del collegamento e a tal fine è necessario avere tutto il sistema di connessione al misuratore già predisposto, ovvero completo di scheda hardware, cavetto e software di configurazione che eventualmente potete richiedere al Vs fornitore.
In entrambi i casi l'installazione, la configurazione e la messa a punto del collegamento con il registratore di cassa deve essere operato da personale certificato On Azienda, per cui occorre rivolgersi al supporto tecnico.
Il modulo di ordini vivande può utilizzare il registratore di cassa per stampare lo scontrino fiscale se predisposto tramite il modulo Impostazioni che si trova nella sezione UTILITA' del menù principale di On Azienda. Nella pagina 'Retailsale' occorre spuntare 'Usa il registratore di cassa (misuratore fiscale)'.
Se si seleziona Fattura-ricevuta fiscale verrà esposto il gestore del documento che ne permette anche la stampa.
Il documento speciale 'Conto' (F) non fa altro che 'ristampare', se stabilito dal parametro 'Stampa conto come ricevuta' (G), nuovamente il conto. Non ha nessuna valenza fiscale !
N.B. Se 'Imposto di default' (G), prima di confermare il pagamento, tali parametri verranno utilizzati in automatico dal 'Pagamento rapido' nella maschera conto senza far visualizzare la maschera Pagamento.
L'asporto
Il modulo di asporto è stato creato appositamente per pizzerie, rosticcerie e anche gelaterie per la gestione delle consegne al domicilio del cliente o il ritiro diretto da parte dello stesso. Il modulo permette di registrare le ordinazioni utilizzando una scheda (A) che rende visibile sia il carico di lavoro del forno (F) o della cucina sia tutte le ordinazioni in essere per le consegne a domicilio. Alle ordinazioni può essere associata la stampa della comanda nel reparto di produzione e quella del conto simile a quella della gestione tavoli con in più le informazioni sul cliente (nome, indirizzo e telefono) a cui deve essere recapitata la comanda.
Tramite i tasti Nuovo e Modifica (B) si possono inserire gli ordini completi delle informazioni sul cliente e sulla comanda tramite il modulo visto precedentemente (E) (vedi La comanda del tavolo). A conclusione (quando si evade a mezzo personale o il cliente ritira la commessa) si usa il tasto Paga (C) che esporrà la maschera di pagamento, sempre vista prima, con cui si potrà stampare il conto provvisto delle informazioni sul cliente. La ricevuta del conto è simile a quella illustrata prima ed usata per le comande prese al tavolo.
Una volta chiuso l'ordine esso verrà riposto negli Ordini fatti (D) mentre quelli ancora in corso (Ordini in corso) saranno sempre diponibili per qualsiasi modifica sul cliente o comanda.
Questa maschera è usata per inserire una nuova commessa completa di comanda vivande o modificarla. Le informazioni necessarie riguardano il cliente che può essere recuperato dall'archivio Clienti (B), l'ora di asporto (A) ed eventuale informazioni per la fidelizzazione.
La fidelizzazione nell'asporto potrebbe essere usata per gestire una raccolta punti-premio da riscattare per esempio in alimenti, tipo pizze, al raggiungimento di un determinato punteggio o spesa da parte del cliente (C). L'erogazione del premio viene fatta tramite il tasto 'Consegna premio' (D) con cui si assegnano arbitrariamente (a scelta del ristoratore) i punti relativi al premio dato al cliente.
N.B. Per usare la fidelizzazione occore avere installato il modulo aggiuntivo 'Promozioni fidelizzazione' e gestire le informazioni su di esse nel modulo Clienti. Per approfondimenti consultare la guida apposita per la gestione della fidelizzazione e raccolta punti con On Azienda.
I menù vivande
Il menù vivande è utilizzato per creare elenchi di menù prestabiliti da suggerire ai clienti, ad es. quello turistico, o da utilizzare come preventivi di spesa in occasione di cerimonie. Una importante utilità è quella di poter essere gestito anche da palmare, il quale avrà come voce di categoria la 'Descrizione breve per i palmari' (A) e come vivande di dettaglio tutte quelle elencate nel menù (B) con la Descrizione breve. Se si vuole escludere un menù dalla gestione dei palmari occorre spuntare l'apposito box di selezione (E).
Per i dettagli sul trasferimento dei menù sui palmari consultate la parte relativa al Palm Controller di questa guida (vedi Il Palm Controller).
Le vivande al menù si possono aggiungere creandole direttamente (digitando negli appositi campi le informazioni) oppure recuperandole dall'archivio Alimenti tramite l'apposito tasto (C).
Una volta terminata la compilazione del menù, con il tasto 'Calcola' (D) lo si può valutare, ovvero dare un importo complessivo da proporre al cliente. Tale importo ovviamente può essere variato.
La procedura di stampa (F) offre un sistema elegante di personalizzare i menù con quattro differenti stampati, strutturati con informazioni e prospettive differenti, da proporre ai clienti. Si possono inserire anche intestazioni e annotazioni di fine pagina.
Per le procedure di modifica degli stampati rivolgersi alla guida di base di On Azienda riguardante la personalizzazione degli stampati.
Il Palm Controller
Il Palm Controller gestisce l'acquisizione delle comande tavoli trasmesse dai palmari (Pocket PC) e il loro inserimento nella gestione tavoli di On Azienda Ristobar.
Il sistema di funzionamento è molto semplice: sulla base dei secondi impostati (B) va a prelevare dalla cartella di comunicazione i files relativi alle comande prese con palmare, li elabora e inserisce (o aggiunge) alla gestione tavoli del punto cassa.
All'avvio normalmente viene ridotto ad icona sulla barra delle applicazioni di Windows e si pone in attesa di ricezione delle comande. Essa può essere sospesa tramite l'apposito tasto 'Arresta acquisizione comande' (A). I secondi di controllo (B) sono preimpostati normalmente a 10 ma non è consigliabile comunque scendere al di sotto dei 5 secondi.
L'installazione del Palm Controller è effettuato da personale specializzato o sotto la consulenza del fornitore del sistema.
Riferirsi eventualmente al manuale tecnico di On Azienda Ristobar.La fase più importante prima dell'utilizzo dei palmari per la presa delle comande ai tavoli è il caricamento o aggiornamento delle vivande con le altre impostazioni. Quando l'archivio vivande viene aggiornato dal punto cassa e si vogliono 'riversare' gli aggiornamenti sui palmari occorre avviare la procedura di 'Aggiorna palmari (AGP)' (E), prima dal lato punto cassa poi lato palmari tramite il tasto 'AGP' (vedi 'Il palmare e RistoPalm' più avanti).
Quando si verifica un errore dovuto principalmente a questioni di trasmissione dati del palmare o a problemi di aggiornamento dei tavoli del punto cassa, il sistema avvisa con messaggi sospendendo o meno l'acquisizione delle comande successive. Tale azione dipende dallo stato di 'Blocca acquisizione in errore'. Normalmente le condizioni di errore e relative azioni vengono segnalati nel log errori che l'utente può in ogni momento ispezionare (D). Quando non vi è il blocco il sistema normalmente elimina il file di comanda arrivato dal palmare e aggiorna il log con le relative indicazioni. Nel caso di blocco viene messo fuori un messaggio in 'rosso' e il sistema sospende l'acquisizione e si mette in attesa di un azione utente (questa ultima impostazione è consigliata). In alcuni casi può essere necessario 'Azzerare le comande' (C) per risolvere e ripristinare il sistema di acquisizione comande.
Tramite il pannello 'Parametri' (A), oltre ad aggiornare l'archivio gruppi e vivande, il sistema da anche la possibilità di trasferire I menù vivande, variare l'assegnazione dei camerieri ai palmari, il metodo di creazione delle comande con 'Raggruppa q.tà', se usare i prezzi sui palmari o gestire le variazioni in base alla categoria di appartenenza delle vivande. Si può impostare anche se utilizzare una ricerca 'rapida' per codice vivanda.
Con 'Inizia aggiornamento' (B) l'operazione viene completata. (vedi anche 'Il palmare e RistoPalm' più avanti).
Il palmare e RistoPalm
RistoPalm è la soluzione di On Azienda costruita ad hoc per la presa delle comande al tavolo dal personale di sala per mezzo di palmari o Pocket-pc. E' un software molto semplice e snello che in pochi attimi permette di compilare la comanda del cliente. Ha un'interfaccia a tastoni e griglie facili da scorrere per ricerche ed operazioni da compiere velocemente.
E' un software 'stand-alone' nel senso che non risente di eventuali disservizi della rete wireless con cui esso è collegato e comunica con il punto cassa. Quindi la comanda non viene mai persa e può essere inviata in ogni momento. Può essere semplicemente installato su ogni tipo di palmare che funzioni con Windows Mobile 5.0 o superiori. Riferirsi eventualmente al manuale tecnico di On Azienda Ristobar.
La prima fase per utilizzare il palmare è quella di aggiornarlo con le vivande preventivamente preparate dal punto cassa tramite l'archivio alimenti e la predisposizione fatta dal Palm Controller. Riferirsi a tal proposito all'archivio Alimenti e al Palm Controller trattati precedentemente.
A tal fine si può utilizzare la funzione 'PRE' (D) che è dedicata all'aggiornamento del menù del palmare. A fine operazione RistoPalm viene chiuso ed occorre nuovamente avviarlo.
Prima di procedere alla scelta del menù occorre selezionare un tavolo, con il tastierino numerico (A), che deve essere gestito dal punto cassa; infatti non si possono usare tavoli non esistenti. Quindi si può procedere con la scelta delle vivande dal menù (B).
Dalla stessa maschera è possibile anche inviare un messaggio al punto cassa di richiesta conto da parte del cliente tramite il tasto 'Euro' (C). Si digita il tavolo interessato quindi 'Richiedi conto' (C). Sul punto cassa apparirà un simbolo di euro sul tavolo interessato invitando l'addetto a stampare il conto.
Il secondo passo per la compilazione di una comanda è quella della scelta e messa in ordine delle vivande. Sul lato di sinistra vi è l'elenco delle categorie o sottogruppi delle vivande (A) che potete selezionare per avere l'elenco delle vivande da scegliere sul lato destro (B). Scelta la vivanda usate la console dei tasti giù (C) per aggiungere o sottrarre quantità oppure per 'variare' una vivanda (vedi il punto successivo).
RistoPalm possiede delle funzioni molto utili per effettuare delle ricerche 'rapide' sulle vivande e consistono nell'avere tutto l'elenco delle vivande (B) messe in ordine alfabetico oppure in ordine di codice. Con la griglia del capo-menù andate in fondo fino a quando non troverete la voce 'TUTTE' o '123' che potete selezionare (A).
Per l'ordine di vivande a peso con palmare occorre puntualizzare che essa è fatta creando delle vivande, dal punto cassa, con 'peso-costo' prestabilito, nel senso che l'unica possibilità di inserimento, e la più 'comoda', della quantità nei palmari è quella dell'unità senza cifre decimali e quindi, a tal proposito, occorre avere un gruppo di vivande vendute e suddivise per peso. Es. Carne alla brace gr.300, Carne alla brace gr.400, Pesce spada intero, Pesce spada porzione, ecc.
Il reso o storno di una comanda può riguardare l'intero ordine e in questo caso ci si avvale dell'uso del messaggio o avviso 'ANNULLA COMANDA' o più in dettaglio 'ANNULLA BAR', 'ANNULLA CUCINA', ecc. Se invece lo storno riguarda una vivanda della comanda allora si può spedire nel reparto di competenza la vivanda con la quantità resa in negativo ed aggiungere eventualmente la nuova vivanda ordinata. Per es. un cliente decide di cambiare la sua pizza margherita con una diavola, allora il personale addetto invierà in pizzeria una pizza margherita con quantità -1 ed una pizza diavola con quantità 1.
Se si vuole tornare indietro, alla gestione tavoli, basta premere 'Tavolo'. Per andare avanti al riepilogo e/o rettifica delle vivande ordinate premete 'Riepilogo' (D).
La variazione è ottenuta selezionando una vivanda dal menù visto prima (senza aggiungere quantità) e premendo il tasto Var(+) che esporrà una finestra di gestione dove poter scegliere le varianti (A) da associare alla vivanda con la dose che può andare da + a +++ o - a --- (B). Tale rappresentazione di dosaggio è ottenuta con i tasti '+' o '-' dell'ingrediente (C).
Per es. ++ ('ne voglio molta'), - ('ne voglio poca') o +++ come a dire 'ne voglio moltissima'. Il --- potrebbe significare senza l'ingrediente !
Il riepilogo da una visione completa dell'ordine fatto dal cliente/i con le quantità ed eventuali variazioni che vengono rappresentate con il simbolo (*) posto accanto alla vivanda (A).
Con questa maschera è possibile apportare delle modifiche alla lista riguardo i quantitativi, le variazioni oppure eliminare delle vivande indesiderate. Tutto questo lo si può fare con la console dei tasti posta in basso e con lo stesso modo operativo come per il menù visto in precedenza. Se si vogliono aggiungere vivande occorre tornare indietro al Menù (B). Per concludere ed inviare la comanda premete il tasto 'Invia comanda' (B).
Errori del tipo 'Impossibile inviare la comanda' potrebbero accadere a seguito del mancato segnale di comunicazione Wi.Fi.
con il server oppure a comande errate inviate e non elaborate dal punto cassa. In questo ultimo caso potete ripristinare il
sistema facendo semplicemente un 'Azzera comande' utilizzando la procedura apposita del Palm Controller visto in precedenza.Alcuni suggerimenti
-
RistoPalm ha due modalità di funzionamento impostabili dal Palm Controller in fase di preparazione. 'Raggruppa quantità'
in cui le quantità ordinate di una singola vivanda vengono sommate su di un'unica voce. Questo è usato soprattutto per
praticità nei conti e risparmiare spazio a video o su carta.
Se raggruppa quantità non è selezionato, o di separazione, la stessa vivanda è riportata più volte con quantità 1, e questa modalità permette di gestire dei messaggi, per il reparto di produzione, tra una vivanda o set di vivande e l'altra. Normalmente l'impostazione utilizzata è il 'Raggruppa quantità'. - Se durante l'invio della comanda abbiamo l'errore di 'Comanda non inviata' occorre per prima cosa accertarsi che ci sia la connessione Wi.Fi. con il punto cassa e nel caso sia assente oppure si tratti di una 'falsa connessione' provare a riabilitarla semplicemente agendo sull'antennina con le doppie frecce in alto al palmare. Se connessa provare a sconnetterla e poi a riconnetterla, quindi chiudere la finestra di gestione reti e provare a re-inviare la comanda in sospeso.
- IMPORTANTE. Se si utilizzano i palmari per acquisire le comande il punto cassa deve essere predisposto per tale operazione. A tal fine vedere la sezione 'Impostazioni'. Affinché il sistema possa controllare l'arrivo da palmare di nuove comande occorre avere la gestione dei tavoli esposta ovvero non deve essere aperta alcuna comanda del tavolo. In pratica si deve vedere il tableau dei tavoli trattati al paragrafo 'I tavoli e le operazioni'. Se si deve intervenire su una comanda, si apre il tavolo, si modificano i dati e poi lo si chiude subito.
- Per lavorare in una situazione più sicura e tranquilla con i palmari della HP potete impostare il time-out dello stand-by del palmare ad un tempo superiore a quello di default che è di 2 minuti. Questo per non dover spesso riaccendere o riconnettere alla rete il palmare mentre si lavora. Per fare ciò andate nelle Impostazioni dell'apparecchio dal menù 'Start' quindi Sistema e poi Alimentazione nella pagina Avanzate ed impostate nella alimentazione a batteria 'Disattiva dispositivo se non utilizzato' per 5 minuti o un tempo superiore. Tale tempo potrebbe variare a seconda delle necessità o problematiche riscontrate.
Introduzione ed esempi
I resoconti di 'fine giornata' od anche periodici danno una situazione numerica e grafica sulle comande prese ai tavoli o ordinati in qualsiasi altro modo dai clienti, con l'indicazione delle quantità vendute o incassi effettuati. Dai quantitativi si possono avere delle rappresentazioni grafiche sulle vivande maggiormente vendute e sull'andamento periodico delle vendite di ogni singola vivanda.
Tra i parametri più importanti vi sono un insieme di azioni predefinite o interrogazioni immediate (A) e l'intervallo delle date/ora (C) in cui si vogliono avere i risultati e che occorre assegnare. Le interrogazioni immediate effettuano delle preimpostazioni automatiche su determinati filtri o intervallo di date a seconda della loro funzionalità ma che possono essere in ogni caso variate prima di ricavare i dati.
La sezione filtri (B) viene utilizzata per affinare la selezione ed occorre preventivamente spuntarla per poterla utilizzare. Permette di impostare il tipo di ordine (se ai tavoli, banco bar o asporto), il sottogruppo merceologico ed eventuali addetti tipo camerieri interessati nella gestione delle comande.
Esempio 1 : Dettaglio delle comande effettuate
Questa interrogazione da un riepilogo dettagliato delle comande in una giornata o in più giorni ed è ottenuta spuntando nelle impostazioni 'Ultimi ordini' come Interrogazioni immediate ed impostando l'intervallo delle date. 'Raggruppa per gruppo merceologico' non deve essere spuntato. E' utili anche per conoscere l'incasso effettuato.
Esempio 2 : Vendita raggruppata delle vivande
E' utile per conoscere le vivande maggiormente vendute suddivise per tipologia e sulla base dell'incasso effettuato. Potrebbe essere indispensabile al momento in cui si devono pianificare gli acquisti da effettuare in base alla tendenza del momento.
E' ottenuta spuntando nelle impostazioni 'Ultimi ordini' come Interrogazioni immediate, 'Raggruppa per gruppo merceologico' ed impostando l'intervallo delle date.
Esempio 3 : Vivande più vendute
Semplice grafico che da un idea immediata delle vivande maggiormente vendute in un determinato periodo. E' ottenuto spuntando nelle impostazioni 'Vivande più vendute' come Interrogazioni immediate ed impostando l'intervallo delle date.
Operazioni speciali
Capita, per ragioni di ottimizzazione dell'archivio comande, di dover fare una 'pulizia' di comande in un intervallo di date o che rispondono a determinati criteri riguardanti la documentazione emessa.
Con questa procedura è possibile effettuare una eliminazione 'completa' delle comande senza avere pertanto
più la possibilità di ripristino delle stesse. Quindi assicurarsi prima di effettuare tale operazione.
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