Manuale utente per
On Azienda Business (Ordini e preventivi)
Aggiornato al 29 Agosto 2009
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IL CICLO OFFERTE-ORDINI CON ON AZIENDA
Introduzione alla gestione dei contatti commerciali con il cliente
On Azienda permette di gestire, in maniera efficiente e semplice, tutto il ciclo di gestione dei rapporti commerciali con il 'potenziale' nuovo cliente, dall'offerta promozionale al preventivo fino alla gestione ordini per concludersi con la fatturazione.
Tutte le fasi possono essere tracciate con operazioni di importazione o trasferimento di articoli/prodotti da un documento all'altro, evitando cosi inutili e ripetitive operazioni di compilazione dei documenti.
L'offerta promozionale al cliente è il primo documento del ciclo dei contatti che può semplicemente concretizzarsi in uno scambio di e-mail o all'invio del catalogo prodotti e servizi offerti dall'azienda. Il cliente, quindi, potrebbe richiedere un preventivo o fare direttamente un ordine all'azienda promotrice. In entrambi i casi On Azienda gestisce tali situazioni con appositi moduli di gestione preventivi o ordini da clienti.
Quindi, a onor di completezza, considereremo il caso in cui il cliente voglia un preventivo su alcuni prodotti offerti dall'azienda.
I PREVENTIVI
Introduzione ed usi
Il preventivo è un documento assimilabile alla fattura dove vengono elencati e proposti al cliente la merce o servizi comprensive di quantitativi, prezzi e condizioni di fornitura.
Compilare un preventivo non richiede nessuna altra conoscenza specifica al di fuori di quella appresa per compilare una fattura e quindi tutte le operazioni di creazione, modifica, stampa, ecc. del preventivo sono riconducibili a quelle della fatturazione, quindi si invita l'utente a consultare tale guida e ad impiegare le conoscenze acquisite su tutti gli altri moduli di gestione documenti previsti in On Azienda e quindi anche nel preventivo.
In sostanza le parti che variano sono quelle relative ad alcune informazioni specifiche per il documento e che verranno illustrate di seguito a complemento delle nozioni di base.
I Preventivi sono gestiti con un modulo aggiuntivo in tutte le soluzioni di On Azienda e deve essere installato separatamente con l'apposita procedura di Installa moduli aggiuntivi e si trovano nella sezione 'DOCUMENTI' del menù principale di On Azienda.
Nel preventivo si può fare riferimento al periodo di spedizione o più in generale di elaborazione del contenuto entro la durata di validità stabilita (A). Si possono avere anche descrizioni approfondite di eventuali servizi da prestare (B) ed associate ad un rigo della tabella articoli.
Le informazioni specifiche per un preventivo riguardano quelle dell'uso ed oggetto merce nonchè sul trasporto (A), acconti e modalità di pagamento, in cui occorre compilare le informazioni necessarie accordate al cliente e che saranno utilizzate poi nell'eventuale ordine e/o documento di trasporto (DDT) (B).
Se il cliente accorda del tutto o in parte il preventivo e le condizioni associate, gli articoli potranno essere facilmente trasferiti, con importa prodotti, nell'eventuale ordine che il cliente può effettuare.
Di seguito vi è l'impostazione da usare in un ordine da cliente per importare i prodotti da un preventivo. Per approfondimenti sull'uso di importa prodotti consultare la guida relativa all'importazione prodotti in fattura.
Siccome non è prevista alcuna Azione predefinita, occorre impostare con i parametri il trasferimento. Nella parte (A) si imposta il documento di origine mentre nella parte (B) il cliente interessato.
GLI ORDINI DA CLIENTI
Introduzione ed usi
Gli Ordini da clienti si trovano nella sezione 'DOCUMENTI' del menù principale di On Azienda.
Compilare un ordine da cliente non richiede nessuna altra conoscenza specifica al di fuori di quella appresa per compilare una fattura e quindi tutte le operazioni di creazione, modifica, stampa, ecc. dell'ordine da cliente sono riconducibili a quelle della fatturazione, quindi si invita l'utente a consultare tale guida e ad impiegare le conoscenze acquisite su tutti gli altri moduli di gestione documenti previsti in On Azienda e quindi anche nell'ordine da cliente.
In sostanza le parti che variano sono quelle relative ad alcune informazioni specifiche per il documento e che verranno illustrate di seguito a complemento delle nozioni di base.
Nell'ordine da cliente si può fare riferimento alla spedizione indicandone il numero, la data, i tempi di consegna ed eventuale tolleranza in giorni. Tale riferimento può essere impostato unicamente per tutto il documento (A) ovvero ci si riferisce ad un unico ordine oppure se gli ordini sono diversi si può avere un riferimento di ordine per ogni singolo articolo (B).
Le informazioni aggiuntive per un ordine da cliente riguardano quelle sul trasporto (A) e modalità di pagamento (B), in cui occorre compilare le informazioni necessarie accordate al cliente, e che saranno utilizzate poi nel documento di trasporto (DDT).
Una particolarità è data dal fatto che è possibile indicare facilmente il Luogo di destinazione selezionandolo con gli appositi tasti 'Sede legale' o 'Sede amministrativa' (C).
Ovviamente queste funzionalità sono valide se il cliente è presente nell'archivio anagrafico dei Clienti e fornitori.
GLI ORDINI A FORNITORI
Introduzione ed usi
Gli Ordini a fornitori si trovano nella sezione 'DOCUMENTI' del menù principale di On Azienda.
Compilare un ordine a fornitore non richiede nessuna altra conoscenza specifica al di fuori di quella appresa per compilare una fattura e quindi tutte le operazioni di creazione, modifica, stampa, ecc. dell'ordine a fornitore sono riconducibili a quelle della fatturazione, quindi si invita l'utente a consultare tale guida e ad impiegare le conoscenze acquisite su tutti gli altri moduli di gestione documenti previsti in On Azienda e quindi anche nell'ordine a fornitore.
In sostanza le parti che variano sono quelle relative ad alcune informazioni specifiche per il documento e che verranno illustrate di seguito a complemento delle nozioni di base.
In pratica l'ordine a fornitore è uguale, nelle problematiche di gestione, all'ordine da cliente, quindi saranno visti solo alcuni aspetti particolari riguardanti l'importazione di articoli da un altro documento.
E' comodo riversare in un ordine a fornitore gli articoli provenienti da ordini da clienti in modo da creare una tracciabilità sui quantitativi ordinati e consegnati visionabile anche dalle interrogazioni che vedremo tra poco. Nella griglia degli articoli si possono notare dei prodotti che sono stati importati da un ordine da cliente (A) a cui poi è stata indicata la data di consegna e l'eventuale tolleranza in giorni (B).
La procedura di importazione, di cui ne viene proposta un istantanea giù, è stata già trattata nella guida apposita su come importare i prodotti da un altro documento.
Dopo avere attivato la maschera di Recupera prodotti da un altro documento (A), per importare da ordini da clienti è necessario, prima di tutto, selezionare l'apposita Azione predefinita (B) e poi indicare il cliente degli ordini da cui si vuole recuperare (C). Da notare che in questo campo viene proposto il fornitore a cui si sta inviando l'ordine mentre, in realtà, si deve indicare il cliente !
Per concludere l'operazione fare il Recupero prodotti (D) e poi l'importazione nella pagina degli articoli elencati e selezionati.
OPERAZIONI SPECIALI
Inserire rapidamente gli articoli nel documento
La procedura operativa che viene proposta potrebbe essere utile nel caso si abbia la necessità (come spesso succede) di creare un elenco di articoli in ordine in breve tempo e senza ricorrere ad un azione ripetuta di ricerca.
Tale tecnica, ovviamente, può essere usata per qualsiasi modulo di gestione documentale presente in On Azienda.
1. Attivo la maschera di Ricerca articoli (F9) (A).
2. Scelgo l'elenco dei prodotti interessati dalla categoria (B) o ricavo l'intero elenco degli articoli premendo il tasto INVIO nel campo Descrizione lasciato vuoto (C).
3. Scorro gli articoli e su quello interessato premo barra spazio da tastiera per assegnare la quantità (D).
4. Dalla maschera 'Q.tà' inserisco il valore e poi premo INVIO per confermarlo (E).
5. Ripeto l'azione 3 e 4 per quanto dovuto ...
6. Terminata la selezione faccio INVIO o Inserisci prodotti avendo spuntato il parametro Chiudi alla fine (F) per chiudere la finestra di Cerca prodotti e ritornare su quelli inseriti nel documento.
INTERROGA CLIENTI E FORNITORI
Introduzione ed usi
Con questo modulo possiamo avere delle situazioni contabili sui quantitativi di ordine, carico e consegna dei clienti e fornitori che interagiscono con l'azienda ovvero basandosi sulla documentazione emessa o ricevuta in un certo intervallo di tempo e che è possibile stabilire a priori.
E' molto utile per controllare lo spostamento di eventuali partite di merce che devono essere spedite o ricevute.
Interroga fornitori e clienti si trova nella sezione 'SERVIZI' del menù principale di On Azienda.
La pagina impostazioni permette di configurare l'interrogazione nelle varie parti per avere i risultati voluti. Infatti la prima selezione è quella della Interrogazione immediata (A) dove è possibile estrarre una situazione quantitativi su Ordini, carico e consegna della merce.
Le interrogazioni immediate effettuano delle preimpostazioni automatiche su determinati filtri (tipo i documenti) o intervallo di date a seconda della loro funzionalità ma che possono essere in ogni caso variate prima di ricavare i dati.
Tale interrogazione può essere creata sul singolo cliente o fornitore opportunamente selezionato dall'elenco (B) oppure su tutti se il campo 'Fornitore / Cliente' viene lasciato vuoto.
Nella parte Parametri (C) si indicano i documenti interessati o se far visualizzare i loro dettagli tramite la voce 'Mostra i dettagli dei documenti'.
Ricava interrogazione (D) elabora le operazioni impostate e fa visualizzare i risultati nella seconda pagina.
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