Manuale utente per
On Azienda Business/Retailsale
(Il magazzino prodotti)
Aggiornato al 23 Agosto 2009
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La gestione degli archivi di magazzino rappresenta il primo passo per creare business con la soluzione On Azienda utilizzata. Infatti per compilare eventuale documentazione (fatture, preventivi, ordini, ecc.) o in generale per effettuare le vendite o gli acquisti occorre avere a disposizione tutta quella serie di dati di base riguardante le anagrafiche dei clienti e fornitori, i gruppi merceologici, i codici iva, i prodotti o articoli, ecc., in modo tale che tutte le operazioni 'pure' di gestione siano di facile realizzo.
Nonostante gli archivi rappresentano la base fondamentale e immancabile per iniziare a 'gestire' con un programma di magazzino, On Azienda permette ad ogni modo di utilizzare direttamente i moduli di gestione senza avere necessariamente gli archivi già preparati. Infatti è possibile compilare un documento quale fattura, DDT o preventivo inserendo i dati anagrafici sul momento ed opzionalmente di inserirli nell'archivio alla conferma del documento per averli, poi, disponibili in un secondo momento. Questa è sicuramente una potente ed unica caratteristica che contraddistingue On Azienda da altri programmi gestionali.
Di seguito si analizzeranno solo i più importanti archivi di magazzino, indispensabili a diversi moduli gestionali e con alcuni punti particolari, tenendo presente che tutti gli altri hanno le medesime caratteristiche operative e quindi sono semplici ed intuitivi. Occorre solo sapere quando utilizzarli !
I clienti e fornitori
In questo modulo, in realtà, è possibile inserire qualsiasi tipo di 'soggetto' che ruota intorno all'attività aziendale e quindi non solo specificatamente clienti o fornitori ma anche vettori, agenti o intermediari fino ai semplici contatti. Ad ogni modo è adattabile per un uso di tipo commerciale che basilare come una rubrica.
Il modulo Fornitori e clienti si trova nella sezione 'ARCHIVI' del menù principale di On Azienda.
Nella tabella delle voci (A) sono rappresentati parte dei campi utili per un eventuale ricerca di voci inserite. In basso (D) vi sono altre informazioni necessarie per i contatti come il campo e-Mail che permette anche, cliccandoci sopra, di crearla ed inviarla tramite il mailer predefinito.
Tale tabella è strutturata a pagine (B) con cui è possibile selezionare solo il tipo di soggetti interessati, come solo i clienti o fornitori oppure tutti gli altri soggetti. La pagina 'TUTTI' da una visione globale.
Dalla console dei comandi situata in alto alla finestra principale (C) è possibile inserire, modificare, eliminare, stampare, ecc., i soggetti. Le azioni del tasto sono descritte dal commento che appare quando esso viene puntato dal mouse.
La maschera di inserimento o modifica di un soggetto (cliente, fornitore o altro) può essere attivata dai tasti (D) ed è organizzata su tre pagine (A), dove dalla prima vengono indicate tutte le informazioni generali anagrafiche fino a quelle aggiuntive e commerciali. Questo è fatto per semplificare l'utilizzo del modulo utilizzando solo quello che interessa !
Quando si inserisce un nuovo soggetto è necessario indicare la Categoria (B) affinchè venga correttamente schedato nell'archivio altrimenti potrebbero esserci dei problemi di selezione. Inserire tutte le altre informazioni generali è semplice; in particolare la Sede legale è considerata come l'indirizzo ufficiale di qualsiasi soggetto e quindi deve essere sempre inserita. Questo vale anche per i semplici contatti. Per il campo Città (C) il sistema offre la possibilità di ricercare i dati utili nell'archivio interno premendo il tasto F9 quando il cursore si trova all'interno del campo.
La Ragione sociale 2 (A) è un estensione della Ragione sociale 1 della pagina Generale appena vista. Qua è possibile inserire, per esempio, il tipo di attività esercitata dal soggetto. La Sede amministrativa (B) è usata per i soggetti di aziende che hanno una sede logistica di magazzino diversa da quella legale ed espressamente indicata.
La Gestione delle provvigioni (C) è legata ad un uso molteplice dell'archivio soggetti il quale potrebbe essere interessato in un eventuale gestione agenti o gestione rivenditori con calcolo delle competenze. Quindi si rimanda l'approfondimento di tale argomento ai moduli interessati.
La scheda Informazioni commerciali è riservata essenzialmente alla gestione dei soggetti di commercio è contiene dei campi utili per la compilazione dei documenti. Infatti queste informazioni vengono riportate automaticamente nel documento che si sta compilando (come una fattura o DDT) al momento in cui si richiama il soggetto dall'archivio.
Le informazioni di tipo generico come la Valuta, l'IVA o la Soluzione di pagamento (A) o sulla Banca (C) valgono sia per clienti che fornitori mentre il Metodo per il calcolo dei prezzi di vendita (cessione) (B) o le Informazioni sul trasporto (D) valgono solo per i clienti a cui, per esempio, si sta emettendo una fattura o un documento di trasporto.
Il modulo soggetti permette di stampare elenchi raggruppati per categoria ed etichette da utilizzarsi per affrancare buste oppure da apporre su scatoli di cartone (A). Per quanto riguarda quest'ultimo aspetto riferirsi alla parte di stampa etichette dei prodotti o articoli poichè la maschera presenta le stesse caratteristiche operative di gestione.
La maschera di stampa è attivata dal tasto (E) e sulla stampa elenco possono essere inserite delle Annotazioni (B), ottenere un Anteprima di stampa oppure salvarlo in un formato Acrobat Reader (PDF) (C). Lo stampato prodotto è raggruppato per Categoria di soggetto (D).
Ovviamente è possibile modificarlo e personalizzarlo alle proprie esigenze. Per tale operazione consultare la guida base di On Azienda.
Le soluzioni di pagamento
Le soluzioni di pagamento permettono di creare i mezzi utilizzati per il pagamento durante la fatturazione o in altri documenti. Esse consentono di impostare anche i parametri necessari per la rateizzazione ovvero per il calcolo di scadenze ed importi.
Il modulo Soluzioni di pagamento si trova nella sezione 'ARCHIVI' del menù principale di On Azienda.
Nella griglia (A) vi sono precaricate delle soluzioni più comuni con tutti i parametri impostati ad hoc. Se si vogliono aggiungere altre voci, modificarne una esistente, eliminarle, ecc., basta agire sui tasti della console dei comandi (B).
Nel caso della creazione di pagamenti con Ri.Ba., o in generale con soluzioni a rate calcolabili, i valori di 'Frequenza rata' vanno impostati in modo tale che i giorni della scadenza corrente vengano conteggiati a partire dall'ultima impostata.
Per esempio una Ri.Ba. 30/60/90 avra' come giorni di frequenza rata 30, 30, 30 mentre una Ri.Ba. 30/90 avra' 30, 60.
I gruppi merceologici
I gruppi merceologici sono usati per avere una suddivisione logica dei prodotti in categorie del magazzino. Essi agevolano le operazioni di ricerca dei prodotti o la stampa di eventuali listini o cataloghi degli articoli. Un altra importante funzionalità è quella di poter impostare o variare dei parametri comuni agli articoli appartenenti al gruppo.
Il modulo Gruppi merceologici si trova nella sezione 'ARCHIVI' del menù principale di On Azienda.
I gruppi merceologici sono organizzati a due livelli come capo gruppo e sottogruppo (A) e quindi ad ogni prodotto del magazzino è possibile assegnarne facoltativamente il sottogruppo. L'ordine (B) viene utilizzato essenzialmente nella soluzione 'Ristobar' per una disposizione stabilita dall'utente degli alimenti. Quindi, al momento, nelle altre soluzioni viene ignorata.
La maschera di inserimento o modifica di un gruppo (con i relativi sottogruppi) è attivata premendo i tasti (F) e ed è suddivisa in due pagine per la gestione dei due livelli, capo gruppo (generale) e sottogruppo. Le due pagine presentano le medesime caratteristiche operative di gestione e quindi ci riferiremo solo alla prima.
Tutti i campi segnalati dal quadro di fondo di colore rosso (B) sono importanti poichè permettono di Aggiornare, in contemporanea, dei parametri comuni agli articoli/prodotti a cui è stato assegnato il gruppo considerato. In pratica se voglio cambiare le fascie di ricarico/sconto o il fornitore abituale o il metodo di calcolo del prezzo di cessione sugli articoli appartenenti al gruppo selezionato, imposto i campi ai valori desiderati, spunto Aggiorna dove occorre e poi per concludere premo il tasto Aggiorna magazzino prodotti (C).
Usa per ordini vivande e ordine (C) con la gestione dell'immagine (D) vengono utilizzati, al momento, solo nella gestione degli alimenti per la soluzione 'Ristobar', quindi riferirsi a tale manuale per avere ulteriori dettagli.
I prodotti (articoli)
La gestione articoli/prodotti rappresenta il perno centrale su cui ruotano tutte le operazioni di gestione documenti ed organizzazione archivi di una impresa. On Azienda, quindi, attribuisce molta importanza alla loro manutenzione permettendo molteplici operazioni di gestione, funzionali e nello stesso tempo molto semplici da utilizzare.
Il modulo Prodotti si trova nella sezione 'ARCHIVI' del menù principale di On Azienda.
La griglia degli articoli (A) espone parte dei campi dell'anagrafica prodotti da utilizzarsi soprattutto per le ricerche o consultazioni ed è organizzata in due pagine 'Generale' e 'Provenienza e lotti'. Quest'ultima contiene particolari informazioni e consente di fare delle operazioni che vedremo tra poco. La console dei tasti (B), oltre a contenere i bottoni funzionali standard di inserimento, modifica, eliminazione, ecc., trattati nel manuale di base di On Azienda in USARE I MODULI GESTIONALI, ha anche dei tasti ad hoc per compiere operazioni particolari :
Cerca usando i codici del prodotto viene utilizzato per ricercare 'subito' un prodotto usando
qualsiasi tipologia di codice come chiave. Rappresenta un sistema immediato per trovare prodotti con codici a barre, codici aggiuntivi e principali, ecc.
Prodotti sotto scorta è un tasto 'on/off' che abilita la visualizzazione dei prodotti che si trovano sotto il quantitativo minimo che occorre avere
in magazzino. Ripremendolo nuovamente viene annullata la selezione sotto scorta ed elencati tutti gli articoli.Al piede della griglia ci sono delle informazioni riepilogative anagrafiche e contabili dell'articolo (C) da usare per la consultazione.
La gestione della provenienza articolo e lotto (A) è utilizzata soprattutto per gli articoli 'al consumo con scadenza' come per i prodotti alimentari. Tale gestione è strettamente collegata con quella del carico di magazzino (che vedremo tra poco) e permette di associare agli articoli appena acquistati e caricati le informazioni sul numero di lotto e la scadenza in modo tale da creare la tracciabilità sulla provenienza del prodotto. Tale gestione interessa anche lo scadenziario di On Azienda, accessibile dalla finestra principale, in cui vengono elencati gli articoli di prossima scadenza ed utile quindi alle azioni di logistica di gestione delle scorte di magazzino.
Per ogni articolo, dunque, possiamo avere diverse voci di provenienza, lotto e scadenza in base al numero di carichi o acquisti effettuati di tale prodotto. Una volta arrivato alla scadenza il lotto viene segnalato nello scadenziario, e dopo la sua vendita, potrà essere 'spuntato' come non più presente in magazzino semplicemente premendo barra spazio su di esso (B). Tale operazione lo rimuoverà anche dallo scadenziario.
La finestra per inserire o modificare un prodotto è attivabile dal tasto apposito della console posta in alto (per modificare si può premere anche invio sull'articolo interessato) ed è composta da diverse pagine : Generale, Informazioni aggiuntive, Informazioni contabili complete e Distinta base se prevista (A).
Tutta la prima sezione che si trova nella parte alta della finestra, gestisce la codifica dell'articolo (B). Di fondamentale importanza (più che altro dal punto di vista funzionale) è il Codice interno. Esso è di tipo alfanumerico, deve essere unico (cioè non ci devono essere duplicati) e potete assegnarlo imputandolo direttamente oppure facendolo creare dal sistema in automatico (scelta consigliata).
Per impostare la creazione automatica del codice interno dell'articolo occorre accedere alla pagina Business del modulo Impostazioni che trovate nella sezione di menù UTILITA' impostate 'Usa progressivi automatici su Prodotti/Alimenti. Parti da :', stabilendo il numero di inizio del codice. Qua potete anche assegnare il progressivo di partenza usato per la creazione dei codici a barre. Quindi fate 'Salva impostazioni'.
La codifica aggiuntiva è normalmente usata per indicare i codici dell'articolo maggiormente utilizzati per la sua ricerca o consultazione e possono consistere in codici assegnati dal fornitore dell'articolo oppure come altri codici interni adottati dall'azienda. E' consigliabile comunque riservare il Codice aggiuntivo 1 per la codifica del fornitore o meglio per quello che solitamente si trova sul prodotto o sulla fattura di acquisto ricevuta.
Sono previsti tre campi dedicati alla Descrizione dell'articolo con particolare preferenza ad usare solo il primo. Questo per il fatto che gli altri due (che si trovano in Informazioni aggiuntive) possono essere utilizzati per descrizioni in altre lingue del prodotto o semplicemente come estensione della prima.
Con il riquadro di sfondo rosso (C) sono indicati diversi campi che fanno riferimento ad archivi di base e che occorre preparare prima della gestione articoli.
In particolare :
Il Tipo prodotto solitamente viene impostato a 'Prodotto finito' qualora non rientra negli altri casi messi in elenco. Nel caso sia prevista la gestione della distinta base associata all'articolo, il tipo 'Materia prima' identifica un componente che sarà utilizzato per la composizione dei materiali dell'articolo padre.
Il Gruppo merceologico (gestito fino a due livelli) è un informazione fondamentale ed indica la suddivisione logica per gruppi dei prodotti. Tale archivio è stato già trattato in questo manuale.
Il Reparto ha un duplice utilizzo a seconda di come si vuole impostare il magazzino: può indicare uno specifico reparto di vendita dei prodotti (es. alimentari, abbigliamento, ecc.) oppure un altro negozio o sede dell'azienda.
L'Unità di misura indica per come un prodotto è venduto con le quantità. Es in pezzi, in confezioni, in metri lineari, ecc. Vengono predisposte alcune voci al momento dell'installazione del programma.
Il Fornitore abituale è quello solitamente referenziato per l'acquisto del prodotto ed è utile per la gestione ordini a fornitori.
La Locazione è molto importante per la gestione degli scaffali e/o cassetti su cui disporre la merce in magazzino. Può essere strutturata a seconda delle esigenze particolari dell'azienda. Per esempio scrivere 'F9-52' potrebbe significare scaffale F9, cassetto 52 !
La Data di creazione viene assegnata in automatico dal sistema al momento dell'inserimento di un nuovo articolo. Essa può essere variata dall'utente.
La sezione dei prezzi (D) offre una gestione listino 'rapida e semplificata' dei prezzi di acquisto e vendita del prodotto che è trattata poi in maniera approfondita nella pagina 'Informazioni contabili complete'. Si rimanda, dunque, a questa pagina (trattata fra un poco) la spiegazione di questa sezione.
La proporzione delle quantità (E) gestisce la corrispondenza dei quantitativi per i prodotti che vengono venduti a pezzo o a confezione. E' il classico caso in cui un prodotto può essere valutato a peso, in confezione o a pezzo. La proporzione viene usata in On Azienda per la compilazione di ordini o nel carico di magazzino. Tale gestione potrebbe essere utile nella gestione tabacchi.
La sezione delle quantità (F), come per la sezione prezzi, offre una gestione 'rapida e semplificata' dei quantitativi di acquisto e vendita del prodotto che è sempre trattata poi in maniera approfondita nella pagina 'Informazioni contabili complete'. Si rimanda, dunque, a questa pagina (trattata fra un poco) la spiegazione di questa sezione.
Nella pagina Informazioni aggiuntive vi è l'indicazione di altre Descrizioni dell'articolo (A) che potrebbero essere usate come descrizione in altre lingue o come estensione a quella principale che sta nella pagina generale. Le specifiche possono rappresentare una descrizione dettagliata dell'articolo qualora ce ne fosse bisogno.
Il dettaglio gruppo (B) specifica un eventuale secondo livello del Gruppo merceologico indicato nella pagina generale. Il suo uso dipende, infatti, da come è stata impostata la logica di classificazione del magazzino prodotti. Quella più semplice ed comune è usare un singolo gruppo mentre se si vogliono suddivisioni per famiglia/gruppo e sottogruppo occorre utilizzare anche questo campo.
Preferito e Fuori catalogo/produzione(B) hanno funzionalità diverse in base ai moduli gestionali che li utilizzano. Si rimanda quindi l'approfondimento allo specifico modulo.
Nella tabella Fornitori e codici(C) potete eventualmente mettere altri codici dello stesso articolo acquistati da fornitori diversi. Qua è anche possibile la gestione dei codici a barre che prevede una parte dedicata alla codifica del fornitore o produttore ed una parte alla creazione e stampa di propri codici a barre di tipo EAN (Crea EAN13). Basta impostare il Tipo codice (per unità o confezione) ed Origine codice (se fornitore o interno) e ci potete mettere il codice a barre del pezzo unitario dell'articolo o quello dell'eventuale scatola che li contiene. Questo può essere il caso delle rivendite tabacchi con la gestione per pezzi e 'stecche' di sigarette.
Nel qual caso non ci dovesse essere un codice a barre sul prodotto, potete creare e stampare dei propri codici tramite l'ausilio della funzione 'Crea EAN13'. Tali codifiche sono di tipo EAN 13 e rispondenti allo standard Italcod.
La gestione delle promozioni (D) è utilizzata essenzialmente nella vendita banco dei prodotti e può essere gestita direttamente nell'articolo o tramite il carico di magazzino.
E' possibile anche caricare una immagine dell'articolo (E) che è consigliato creare in formato bitmap e con dimensioni non superiori a 150x150 pixel.
Nella pagina Informazioni contabili complete trovate due sottopagine relative ai prezzi di acquisto e ai prezzi di cessione o vendita (A).
Al momento in cui caricate un articolo per la prima volta e volete inserire il prezzo di acquisto del fornitore abituale che avete indicato nella pagina Generale, nella tabella dei Prezzi riservati (B) ci indicate nuovamente il vostro fornitore dall'elenco che potete aprire nella cella 'Nome fornitore' e poi il Prezzo di acquisto solitamente IVA esclusa. Lasciate inalterati tutti i campi di valutazione dei prezzi riservati.
La valutazione dei prezzi riservati (C) di acquisto come anche quelli di vendita viene effettuata in automatico dal sistema al momento in cui si compiono operazioni di acquisto e vendita e servono per avere valutazioni inventariali del magazzino articoli.
Analogo discorso viene fatto con i prezzi di vendita ma con la differenza che, oltre ad indicare i prezzi riservati ai Vostri clienti, ci potete mettere anche l'eventuale Prezzo imposto che sarà di riferimento per le vendite dirette fatte, ad esempio, con lo scarico al banco.
Una particolarità importante è quella che nel procedere delle operazioni di acquisto e vendita l'elenco dei prezzi riservati si aggiorna automaticamente con nuovi clienti o fornitori e con l'ultimo prezzo praticato.
Nella sezione Metodo prezzo di cessione e livelli per ricarichi e sconti (D) viene indicato il Metodo per il calcolo dei prezzi di cessione che consente di stabilire con quale criterio viene ricavato il prezzo di vendita dell'articolo al momento in cui lo si inserisce in un documento oppure lo si scarica. Normalmente nell'archivio articoli il metodo consigliato per le vendite al dettaglio è 'Prezzo di cessione imposto' che è quello predefinito. Ciò ovviamente vi obbliga ad indicare nei prezzi di vendita anche quello di 'Cessione imposto'.
L'applicazione dei ricarichi (Livello 1..5) invece è fatta quando il metodo per la determinazione dei prezzi di cessione si basa sul Ricarico sui prezzi di acquisizione (primo, ultimo, ecc.) e da la possibilità di avere fino a cinque fasce di listino.
Analogo discorso viene fatto per l'applicazione degli sconti; se il metodo è Sconto prezzo di cessione (primo, ultimo, ecc.) allora la percentuale assegnata al livello verrà usata come sconto sul prezzo di cessione calcolato.
IMPORTANTE: La gestione dei prezzi introdotta risulta essere una delle più efficienti e flessibili che una azienda a carattere commerciale può avere e pertanto, data la sua articolazione, viene rimandata la trattazione alla guida specifica sulla Gestione dei listini prezzi in On Azienda che potete
trovare e scaricare dal sito ufficiale.La sezione di gestione delle Quantità (E) presenta campi come la 'Scorta minima' usata quando si deve avere il controllo delle scorte di magazzino e del loro riordino. E' consigliato indicare una soglia quantitativa al di sotto della quale l'articolo deve essere nuovamente ordinato. Questo agevola ovviamente la compilazione di un eventuale documento di ordine a fornitore.
Il Lotto di riordino e il Tempo di approvvigionamento completano le informazioni sulla scorta minima ma è possibile anche trascurarle se non se ne ha stretto bisogno.
Al momento in cui caricate l'articolo per la prima volta indicate la Quantità iniziale ovvero quella che è presente nel Vostro magazzino. Normalmente tale operazione viene fatta ad inizio esercizio.
I campi Quantità Acquisita e Ceduta vengono aggiornati man mano che si compiono le operazioni di compravendita e pertanto è sconsigliato introdurre direttamente dei valori nell'archivio prodotti.
La Quantità in giacenza da un resoconto totale della disponibilità in magazzino.
La procedura di creazione stampati elenchi ed etichette sugli articoli risulta essere molto flessibile e parametrizzata è può essere attivata dal tasto
posto in alto alla griglia dati della finestra principale del modulo.La creazione degli elenchi (A) permette di stampare diverse informazioni a seconda dei parametri impostati. Quindi si può decidere se stampare anche il Dettaglio prezzi e quantità completi con la Valutazione delle giacenze; stesso discorso per i Codici a barre.
Come per tutti i gestori anche qui è permessa un anteprima di stampa o la produzione dello stampato in formato Acrobat Reader (PDF) da inviare poi via e-Mail.
Il gestore di creazione dell'etichetta (B) consente di utilizzare fino a cinque modelli tutti completamente personalizzabili tramite le Impostazioni etichetta e consente di stamparle singolarmente (Voce selezionata) o tutte quelle relative agli articoli presenti nella griglia (Tutte le voci).
Al momento dell'installazione di On Azienda sono predisposti solo i primi due modelli di etichetta che è possibile personalizzare con il tasto
Personalizza stampato.
Per aggiungere altri modelli occorre crearli nella cartella degli stampati di On Azienda per cui, essendo un operazione delicata, si consiglia di rivolgersi al supporto tecnico.
La gestione dei documenti di magazzino è intesa in On Azienda nel compimento di operazioni di carico della merce ricevuta tramite fatture e DDT oppure nella produzione e stampa di tabulati, elenchi, listini prezzi o situazioni periodiche come l'inventario.
Il carico di magazzino
Gestire un Carico di magazzino non richiede nessuna altra conoscenza specifica al di fuori di quella appresa per compilare una fattura e quindi tutte le operazioni di creazione, modifica, stampa etichette, ecc. di un Carico di magazzino sono riconducibili a quelle della fatturazione, quindi si invita l'utente a consultare tale guida e ad impiegare le conoscenze acquisite su tutti gli altri moduli di gestione documenti previsti in On Azienda e quindi anche nel Carico di magazzino.
In sostanza le parti che variano sono quelle relative ad alcune informazioni specifiche per il documento e che verranno illustrate di seguito a complemento delle nozioni di base.
Il Carico di magazzino si trova nella sezione 'DOCUMENTI' del menù principale di On Azienda.
Il carico di magazzino consiste di fatto nella movimentazione delle quantità, che vengono sommate alla disponibilità attuale, ed aggiornamento dell'ultimo prezzo degli articoli/prodotti acquistati con documento quale fattura, DDT, ecc.
Quindi l'operazione di carico viene fatta ogni qualvolta si fa un'acquisto di merce e si vuole aggiornare il magazzino articoli rappresentando quindi la situazione opposta alla vendita. E' possibile anche effettuare un carico 'fittizio' per far quadrare le giacenze depositate in magazzino o come 'aggiustamento' di inventario.
Nelle Informazioni principali (A) si indica il documento ricevuto dal fornitore (tipo, data e numero) e l'eventuale riferimento all'ordine fatto.
Nella pagina dei Prodotti, tra le altre informazioni, si deve indicare il Prezzo di acquisto (Pre.Acq.) e quello Imposto (fissato) di vendita (B). Il prezzo di acquisto deve essere al netto degli sconti e IVA e viene utilizzato per aggiornare l'ultimo prezzo di acquisto nelle informazioni contabili dell'articolo. Recuperando il prodotto dall'archivio vengono anche indicati questi prezzi che è possibile poi aggiornare o lasciare invariati.
La maschera delle informazioni aggiuntive del prodotto (B) dà la possibilità di gestire tutte le altre informazioni sull'articolo che non è possibile fare nella griglia prodotti. Viene attivata premendo il tasto Info (A) sull'articolo selezionato e consente di indicare anche il lotto di acquisto con eventuale scadenza di prodotti come quelli alimentari (C) oppure la promozione con le informazioni sul periodo e trattamento (sconto) (D).
Queste nozioni sono state già introdotte in precedenza trattando i Prodotti (articoli) e quindi per eventuali riferimenti potete consultare il paragrafo apposito.
Alla conferma del documento di acquisto il sistema dà la possibilità di stampare eventuali etichette (C) sugli articoli caricati semplicemente spuntando Stampa il documento alla fine (A) che farà attivare il Gestore delle etichette (B) in cui impostare tutti i parametri necessari per produrla.
Listini prezzi e cataloghi
Tale modulo permette di creare ed archiviare, in maniera semplice e completa, diversi listini e cataloghi tutti personalizzabili tramite i parametri proposti e modificando eventualmente lo stampato per renderlo ad hoc alle proprie esigenze.
Il modulo di Listini prezzi e cataloghi si trova nella sezione 'SERVIZI' del menù principale di On Azienda.
Per crearne uno nuovo occorre prima aggiungerlo ed assegnarli un nome. Per fare ciò potete usare prima il tasto '+' della console posta in alto e poi assegnarci una Descrizione (A).
Successivamente potete usare i tasti di navigazione (freccia destra, sinistra, meno) per selezionare un listino precedentemente creato oppure eliminare quello corrente.
La prima cosa da fare è quella di gestire il metodo con cui viene ricavato e stampato il Prezzo sul listino (C). Di norma il sistema utilizza il metodo per il calcolo del prezzo di cessione che è stato impostato nell'archivio prodotti (riferirsi al modulo Prodotti alla pagina Informazioni contabili complete per approfondimenti) però qua è possibile variarlo appositamente per il listino che si vuole generare. Basta togliere la spunta da 'Usa metodo calcolo prezzo di cessione di magazzino prodotti' e scegliere un metodo ad hoc dall'elenco a discesa da 'Metodo calcolo prezzo di cessione'. Per completare il metodo occorre scegliere l'eventuale Percentuale della fascia da stampare ponendo attenzione che si può usare solo una fascia con lo stampato del listino proposto.
Per tutti gli approfondimenti sulla gestione dei prezzi dei prodotti potete riferirvi alla guida specifica sulla Gestione dei listini prezzi in On Azienda che potete trovare e scaricare dal sito ufficiale.
Prezzi IVA inclusa, come è intuibile, permette di stamparlo con IVA o senza con il riferimento della percentuale a lato.
Se si sta compilando un catalogo è sicuramente utile avere una immagine del prodotto e per ottenere ciò occorre spuntare 'Stampa immagine prodotti'.
I parametri 'Elenco raggruppato...' (D) ed 'Elenco ordinato ...' (E) consentono di stabilire la disposizione delle voci di elenco del listino. Anche se non abbligatorio, il raggruppamento può essere impostato in sincronia con Applica filtri (F) e permette di avere le voci dei prodotti suddivise a gruppi e con i resoconti parziali. Basta osservare l'immagine successiva di uno stampato generato per visionare un elenco di prodotti raggruppato e filtrato per categoria merceologica 'Alimentari'.
Descrizione e condizioni (D) sono dei campi 'liberi' che normalmente appaiono in testa ed in coda al listino e possono essere usati in vario modo a seconda delle necessità. Un listino, comunque, dovrebbe almeno avere le condizioni di vendita finali !
Impostati tutti i parametri necessari occorre generare il listino premendo il tasto Ricava elenco (H) e che farà apparire la pagina Pubblica (B) dove sarà possibile generare un anteprima o stamparlo direttamente con il gestore di stampa. Qui è anche possibile modificare lo schema del listino con Personalizza stampato.
Questa anteprima di stampa è un listino generato dall'impostazione dei parametri vista in precedenza e rappresenta uno schema generale predefinito impostato dal fornitore del sistema. Ovviamente le necessità di una azienda sono diverse da altre e per cui tale stampato andrebbe personalizzato ad hoc disponendo i campi e le informazioni dove necessario.
Nonostante non sia difficile personalizzare lo stampato del listino, la modifica è consigliata se effettuata da personale esperto e pertanto si consiglia di rivolgersi al supporto tecnico.
L'inventario prodotti
Con l'approssimarsi delle chiusure di fine anno o in occasioni straordinarie, si rende necessario provvedere alla valutazione delle giacenze di magazzino relativamente a merci, materie prime, prodotti in corso di lavorazione, lavori e servizi in corso di ordinazione e prodotti finiti esistenti al 31 Dicembre presso l'impresa, i suoi magazzini e depositi, le sue eventuali unità locali, ovvero anche presso terzi (per esempio in conto deposito o in conto lavorazione). Normalmente dovrebbero essere esclusi i beni ricevuti in deposito, in conto lavorazione o visione.
La valutazione delle rimanenze a fine esercizio dà l'occasione per verificare che la giacenza effettiva corrisponda a quella contabile e viene effettuata in base a conta fisica (inventario di fatto), da effettuarsi alla data di riferimento del bilancio, ovvero in base alle risultanze della contabilità di magazzino.
On Azienda mette a disposizione un modulo molto flessibile per ottenere l'inventario contabile che, con l'impostazione di semplici parametri, consente di avere immediatamente una situazione dettagliata del magazzino merci.
Il modulo di Inventario prodotti si trova nella sezione 'SERVIZI' del menù principale di On Azienda.
Dalla pagina Impostazioni (G) è possibile selezionare nella sezione Generale (A) l'intervallo di date di competenza, il metodo di valutazione del costo e se non considerare gli articoli con giacenza zero nella stampa dell'inventario (consigliato). Se Valutazione attuale è spuntato il sistema considera la situazione attuale sulle giacenze del magazzino prodotti ovvero usa le quantità iniziali, acquisite e cedute che sono attualmente presenti nell'archivio mentre se tale parametro non è spuntato il sistema farà un calcolo della situazione contabile di magazzino nelle date indicate.
I parametri 'Elenco raggruppato...' (B) ed 'Elenco ordinato ...' (C) consentono di stabilire la disposizione delle voci di elenco dell'inventario. Anche se non abbligatorio, il raggruppamento può essere impostato in sincronia con Applica filtri (D) e permette di avere le voci dei prodotti suddivise a gruppi e con i resoconti parziali. Basta osservare l'immagine successiva di uno stampato generato per visionare un elenco di prodotti raggruppato e filtrato per categoria merceologica.
Descrizione (E) è un campo 'libero' che normalmente appare in testa all'inventario e può essere usato in vario modo a seconda delle necessità.
Impostati tutti i parametri necessari occorre generare il listino premendo il tasto Ricava elenco (F) e che farà apparire la pagina Pubblica (G) dove sarà possibile generare un anteprima o stamparlo direttamente con il gestore di stampa. Qui è anche possibile modificare lo schema dell'inventario con Personalizza stampato.
Questa anteprima di stampa è un'inventario generato dall'impostazione dei parametri vista in precedenza e rappresenta uno schema generale predefinito impostato dal fornitore del sistema che è possibile eventualmente personalizzare.
CONSIGLI IMPORTANTI PER L'INVENTARIO DI FINE ANNOE' consigliato fare sempre l'inventario a fine anno (nel periodo giusto), e dopo le eventuali rettifiche sui quantitativi reali e prezzi nell'archivio prodotti, aprire un nuovo esercizio per l'anno successivo derivandolo ovviamente da quello interessato nell'inventario. Questa procedura fa in modo di 'congelare' la situazione contabile corretta dell'anno che si è chiuso e di non farla interessare con le procedure di gestione del nuovo anno. Quindi sarà sempre possibile apportare degli 'aggiustamenti contabili' sull'anno precedente e stampare l'inventario quando si avrà la necessità.
Per le procedure di Manutenzione esercizi On Azienda ha un modulo ad hoc a tali funzionalità e che si trova nella sezione di menù UTILITA'.
Con questo modulo è possibile selezionare il database relativo all'esercizio interessato e crearne uno nuovo.
Per quest'ultima operazione è consigliato, data la particolarità, di rivolgersi al supporto tecnico di On Azienda.
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