Manuale utente per On Azienda Grandhotel (con aggancio alla gestione ristorante) Aggiornato al 23 Gennaio 2010
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COS'E' ON AZIENDA GRANDHOTEL On Azienda Grandhotel è un software efficace ed accurato per gestione albergo, hotel e bed and breakfast, utile nel controllo stato della gestione camere e nella determinazione delle spese camera, bar o ristorante a carico del cliente tramite operazioni di gestione check-in e check-out. Il software di prenotazione albergo è strutturato in modo da avere con un'interfaccia completamente grafica (a barre colorate di stato camere / data) e semplice nell'utilizzo attraverso procedure guidate, il completo check clienti che entrano nella struttura: dallo stato della camera all'addebito di spese ristorante e telefoniche a mezzo centralino opportunamente configurato con il sistema. Rappresenta lo strumento software ideale per hotels, residence, bed and breakfast, villaggi turistici e campeggi in quanto è stato studiato intorno alle esigenze dei professionisti dell'ospitalità e della ristorazione. Attraverso un'ampia modularizzazione consente di essere personalizzato ad-hoc in base alle esigenze di gestione hotel e strutture ricettive in genere. Tramite le interrogazioni potrete anche controllare la provenienza degli ospiti e calcolare le provvigioni nel caso di appoggio ad agenzie turistiche. Il registro presenze permette di avere una situazione sugli ospiti dormienti e di produrre uno stampato da inviare alla polizia di stato. | ||
GLI ARCHIVI La preparazione degli archivi è un attività molto importante per chi volesse utilizzare efficientemente e senza dispendio di tempo On Azienda Grandhotel. Basta avere un poco di pazienza iniziale per prepararsi una buona banca dati di base per poter lavorare tranquillamente con il check camere ed eventuale gestione del ristorante o banco bar. | ||
I clienti   Vengono archiviati e gestiti tutti i clienti, ospiti e non dell'hotel, con tutte le loro informazioni anagrafiche, sui documenti in possesso e dati fiscali. Il codice (A) normalmente è inserito 'a mano' dall'utente ma può anche essere impostato in progressione automatica nelle impostazioni di sistema, ovvero usando il modulo 'Impostazioni' della sezione 'Utilità'. Importanti sono le informazioni aggiuntive che possono essere inserite per ciò che riguarda la gestione check-in del cliente. Ad un cliente infatti può essere accordato uno Sconto fisso (B) sul trattamento della tariffa camera oppure se è un ospite dipendente da un Azienda (D) che effettivamente ne detiene il costo del check. La soluzione di pagamento (C) è indicativa è può essere sempre variata in fase di check-out. Tutte queste informazioni sono recuperate nel check camere al momento in cui viene acquisito dall'archivio il cliente con l'opportuna maschera di ricerca. | ||
Tariffe e stagioni  Il primo importante archivio sono le Tariffe e stagioni in cui vengono elencati i trattamenti per le camere riservati agli ospiti. Le tariffe e i trattamenti seguono le regole standard delle strutture ricettive per la loro determinazione, ovvero il tipo che ne influenza il costo su Alta, Bassa o Mezza stagione, ecc. con le date di competenza, il tipo Tariffa (A) e il Trattamento (B). Queste ultime due voci sono già pre-caricate nel sistema ma ad ogni modo modificabili nella Manutenzione del database della sezione Utilità. Per tale operazione riferirsi alla guida di base di On Azienda. Il campo Descrizione (C) serve per avere un nome riassuntivo della tariffa ed è usata per una ricerca o recupero facilitato nel check camere. Il Numero persone (D) specifica a quante persone occupanti la camera è destinato il costo della tariffa. Infatti potremmo avere anche tariffe 'singole' su ospiti occupanti stanze doppie. Questo è fatto per avere maggiore malleabilità nella gestione delle tariffe camere e clienti. A tal proposito un suggerimento valido per la determinazione delle tariffe camere potrebbe essere infatti quello di avere un certo numero di voci che ricoprano casistiche differenti di applicazione delle tariffe stesse. | ||
Gli alimenti per il bar  L'archivio alimenti contiene l'elenco di tutte le vivande che sono utilizzate per la gestione del banco-bar della struttura. Essi sono suddivisi per tipologia e Sottogruppo il quale rappresenta di fatto la classificazione fatta dal menù del bar o ristorante dell'hotel. La gestione degli alimenti come anche quella delle comande tavoli per il ristorante che l'hotel potrebbe utilizzare, può essere inclusa ed usata tranquillamente in questa soluzione con i moduli aggiuntivi (Reparti, Ordini vivande e Interroga ordini vivande) e per cui si rimanda la trattazione approfondita della gestione ristorante o bar al manuale utente per On Azienda Ristobar in cui sono trattati tutti gli argomenti relativi a tale aspetto molto importante come parte integrante della gestione hotel. | ||
Il personale dipendente  E' una scheda completa dove vengono inserite tutte le informazioni anagrafiche e fiscali del personale dipendente della struttura. Verranno utilizzati nella gestione check camere oppure, se predisposto, nella ristorazione con le comande tavoli, bar o asporto. Possono essere indicati camerieri, caposala, banconisti, collaboratori, operai, impiegati, ecc. | ||
Le impostazioni di base  Il modulo impostazioni permette di parametrizzare il funzionamento di On Azienda Grandhotel in base alle necessità della struttura ricettiva. (A). Nella gestione del check camere può essere utile avere degli orari predefiniti sulle operazioni di check-in o check-out in modo da agevolare l'input dei parametri. E' sempre conveniente, comunque, indicare anche l'ora nel controllo camere poichè potrebbe essere necessario nelle interrogazioni sulle provenienze o presenze nell'hotel. In realtà queste impostazioni sono molto relative e dovrebbero essere usate nel caso in cui ci sia una gestione piuttosto rigida nel controllo degli ospiti dell'hotel. (B). On Azienda Grandhotel è in grado di gestire gli addebiti telefonici derivanti dalla gestione di centralini telefonici utilizzati dalla struttura. Allo stato attuale è previsto un interfacciamento con un centralino open source denominato Asterisk dal quale vengono prelevate le informazioni sulle chiamate provenienti da esso. Tali informazioni sono riportate in un database che viene usato come punto di comunicazione tra il centralino e On Azienda. Il percorso o l'alias di tale database (firebird) deve essere indicato in questo parametro. Per tutti i dettagli tecnici sull'interfacciamento tra On Azienda ed il centralino occorre riferirsi al fornitore del sistema. (C). In questa tabella devono essere impostate le tariffe in base ai gestori telefonici adottare dalla struttura. Esse sono individuate per prefisso e rappresentano solo un punto di riferimento con il quale calcolare l'addebito telefonico. Infatti ci sono delle voci precaricate di alcuni tipi di chiamate con i relativi prezzi che dovrebbero poi essere vaiati sulla base delle proprie esigenze. Per tutti i dettagli tecnici sull'applicazione delle tariffe delle chiamate del centralino occorre riferirsi al fornitore del sistema. | ||
IL CHECK DELLE CAMERE Il planning camere/giorni  Il 'planning' delle camere (A) rappresenta il primo passo per iniziare il controllo sui clienti ospiti (check). Infatti occorre creare tutti i numeri di camera usati nella struttura tramite il modulo di Manutenzione camere (C) attivabile dalla console dei tasti (B). Per aggiungere una nuova camera premete su '+1' e comparirà il gestore che vi permetterà di assegnare un numero, il tipo, il piano ed altre informazioni utili tra cui occorre spuntare 'Disponibile' se si vuole che la camera sia utilizzabile. Si consiglia di utilizzare la classica numerazione piano-camera del tipo 101 per indicare la camera nr. 1 del primo piano, 214 la camera 14 del secondo piano e così via. 
N.B. Se si vogliono associare delle informazioni aggiuntive al numero di camera come la tipologia, è fortemente suggerito
metterci il separatore '/' (slash) in mezzo, questo per ragioni di utilizzo della gestione camere con eventuali agganci alla
ristorazione o a centralini telefonici per l'addebito delle spese aggiuntive. Quindi un numero di camera valido sarà del tipo
102/D per indicare la camera 2 doppia del primo piano.Dopo aver inserito le camere interessate potete adattare ai Vs. usi il numero di camere presenti sul planning usando i pulsanti di regolazione (D) con cui potete aumentare o diminuire il numero di camere a vista. Per le altre dovete agire sulle barre di scorrimento del planning. Una camera può assumere diversi stati a seconda che si tratti di prenotazione o check-in. Normalmente in giorno di uscita (check-out) viene segnato in blu. La tavola completa degli stati è situata in basso a destra del planning (E). Le operazioni con il planning  La fase di preparazione del planning (A) termina stabilendo il modo con cui esso è creato e l'intervallo di date utilizzato. A tal fine vengono usati i Filtri attivabili dal tasto (B). Nella maschera che apparirà potete decidere se creare il planning con date stabilite (C) oppure utilizzare un sistema automatico basato su un intervallo di giorni partendo dalla data odierna (D). Il primo caso è molto semplice : scegliete le date di inizio e di fine planning quindi 'Ricava zona'. Nel secondo caso (D) spuntate 'Zona automatica' e decidete quanti giorni prima e dopo alla data odierna il planning deve essere creato. Infine fate 'Ricava zona'. Potete scegliere anche il tipo di camera come ulteriore selezione per la costruzione del planning. Potrebbe servire per verificare la disponibilità di un particolare tipo di camera. Sul planning possono essere rappresentati sia checks in corso ovvero con la camera attualmente occupata dall'ospite, che checks già conclusi (con l'operazione di check-out fatta). Questo può essere deciso utilizzando la console dei tasti (E). Avere il quadro completo di tutti i checks (fatti e in corso) potrebbe essere utile per valutazioni o integrazioni successive alla data di check-out. Per iniziare un operazione di check o prenotazione (vista più avanti) basta semplicemente fare doppio click sulla barra del giorno in corrispondenza della camera voluta. Potete anche selezionare la barra/giorno ed utilizzare la console dei tasti in alto (F) per inserire un nuovo check/prenotazione con '+1' o modificarne uno esistente. Il tasto '-1' elimina completamente il check/prenotazione dall'archivio quindi assicurarsi prima di effettuare l'operazione. Per velocizzare le operazioni di conteggio o check-out è possibile anche accedere rapidamente alla pagina conto/check-out premendo il tasto apposito della console dei tasti vista prima. Al momento in cui si seleziona una barra/giorno con un check o prenotazione attiva, viene esposto un messaggio con riportato un riepilogo contabile della camera occupata o prenotata. Importante è la funzionalità di navigazione temporale tra i checks tramite il calendario utilizzabile con il mouse (G). | ||
Inserimento e modifica di un check  Questa finestra è utilizzata per aggiungere o modificare le informazioni sul check di un cliente ospite dell'albergo. Il cliente può essere recuperato dall'archivio tramite l'apposita procedura di ricerca o premendo il tasto F9 nel campo (A). Nel caso in cui esso non sia presente nell'archivio o è la prima volta che entra nella struttura può essere inserito sempre usando tale maschera con il tasto Crea nuovo. Successivamente poi si scriveranno tutte le infomazioni necessarie. Affinchè poi il nuovo cliente possa essere aggiunto all'archivio occorre avere spuntato il parametro 'Aggiungi i nuovi clienti nell'archivio' della pagina Operazioni aggiuntive dello stesso modulo. Nei campi Data check-in, check-out e Camera (B) sono introdotte in automatico dal sistema le informazioni indispensabili al check. Normalmente la data di check-in e la camera vengono rilevate in automatico dalla griglia o dal punto/giorno su cui si clicca mentre la data di check-out viene posta come al giorno successivo a quella del check-in. Tali informazioni ovviamente possono essere variate ma è fortemente consigliato non variare almeno la Camera. Quando l'ospite viene inviato da una agenzia turistica, a cui devono essere riconosciute delle provvigioni sul trattamento camera praticato al cliente, occorre indicarla nei campi (C) impostando il Gruppo di appartenenza ad 'Agenzia' e il nome dell'agenzia cercandola dall'archivio con F9. Tali provvigioni poi saranno riepilogate nella sezione Servizi, Interroga check camere. Analogo discorso quando l'ospite è dipendente da un azienda che a sua volta è di fatto un cliente dell'hotel stesso e che ne detiene effettivamente le spese. E' necessario indicare come Gruppo di appartenenza 'Azienda' e il nome della stessa cercandola dall'archivio. In fase di fatturazione sarà quindi indicato come soggetto obbligato l'Azienda. La Tariffa camera (D) può essere recuperata per Descrizione (consigliato) oppure per tipo e trattamento. Il Numero persone (E) viene assegnato automaticamente sulla base della tariffa indicata ma può essere anche variato ovvero su un numero di persone superiore o inferiore a quelle previste viene applicata sempre la medesima tariffazione. Infatti l'Extra letto (F) è usato proprio per operare un addebito ulteriore nel caso in cui nella camera vengano ospitate più persone. Lo sconto, al contrario, è usato per una riduzione sulla tariffa praticata al cliente e che può essere anche indicata permanentemente nell'archivio Clienti (vedi I Clienti). Determinate le date del check ed assegnata la tariffa si può procedere al calcolo del check (G) per far effettuare in automatico dal sistema tutte le operazioni di calcolo sui giorni di permanenza dell'ospite e sul costo totale del check con eventuali spese varie sostenute. Tale operazione è fatta anche quando si conferma la finestra di aggiunta o modifica. L'operazione di check può essere semplicemente 'trasformata' in un operazione di Prenotazione spuntando l'apposito campo (I). Sul planning delle camere i giorni saranno indicati con un colore giallo. Per la prenotazione sarà sufficiente indicare il cliente futuro ospite e il periodo di permanenza. Tariffa camera o altre potranno essere introdotte in fare di check. Nel check-in può essere stampata la Scheda di notifica (H) con un modello simile riportato in basso. Tale scheda potrà poi essere modificata ed integrata secondo le proprie necessità operando una personalizzazione dello stampato accessibile dalla scheda Operazioni aggiuntive punto (C).  La chiusura di un check-out, ovvero quando l'ospite lascia la struttura con il totale degli addebiti e la stampa dei documenti relativi, avviene semplicemente spuntando la voce Libera la camera e chiudi il check (I). L'operazione di check sarà archiviata per una futura consultazione ed accessibile dal planning tramite il tasto 'Checks fatti'.  Nella pagina di Operazioni aggiuntive è possibile addebitare sul cliente eventuali spese (A) quali quelle del ristorante, chiamate telefoniche oppure consumi effettuati al bar. Il caso più comune è l'addebito di spese per i consumi effettuati al Bar dall'ospite. Premendo il tasto 'Servizi/Bar' verrà esposto un elenco di alimenti preventivamente caricati con il modulo Alimenti visto in precedenza e facente parte della gestione ristorazione. Con il tasto barra-spaziatrice della tastiera si scelgono gli alimenti e poi li si importa nell'addebito spese. Qui usando i tasti della console (B) è possibile aumentare e diminuire le quantità o eliminare le voci interessate. La gestione delle spese del ristorante o chiamate telefoniche sarà trattata tra poco. La gestione del check integra anche un semplice sistema per poter registrare i pagamenti (C) effettuati dal cliente e che confluiranno nel modulo del Registro scadenze accessibile sempre dalla sezione Gestione e che permette di gestire una situazione contabile sui checks ed incassi effettuati con indicazione di varie informazioni. Si può usare, quindi, la console dei tasti accanto alla griglia per inserire o eliminare delle voci. Se la Soluzione di pagamento riguarda carte di credito, bancomat, assegni ovvero pagamenti diversi dal contante si spunta la voce 'Fuori cassa'. Nelle Impostazioni (E) si decide se raggruppare tutti gli addebiti (A) in un unica voce quando si crea la Ricevuta fiscale o Fattura. Questa è un impostazione consigliata poichè si evita di avere in ricevuta dei dettagli inutili a tal fine. Aggiungi i nuovi clienti nell'archivio e la personalizzazione della scheda di notifica sono stati trattati prima. Con il tasto (D) si potrà compilare in automatico e stampare la fattura/ricevuta fiscale; sarà trattata fra poco. | ||
Addebito spese del ristorante: usare On Azienda Ristobar Una delle caratteristiche vincenti di On Azienda è data dalla possibilità di integrare moduli appartenenti a soluzioni differenti da quella utilizzata e quindi nella Grandhotel può essere utilizzata tranquillamente la Ristobar con il risultato di avere un sistema 'all in one' ovvero tutto integrato in un unica soluzione. Basta installare i moduli aggiuntivi giusti che in questo caso sono i Reparti, Ordini vivande e Interroga ordini vivande. Nulla vieta di utilizzare anche la gestione dei palmari per le comande ai tavoli. La prima impostazione da fare è quella di permettere al modulo Ordini vivande di utilizzare le informazioni sulle camere dell'hotel per poter associare la comanda alla camera del cliente. Dalla sezione Utilità del menù principale di On Azienda scegliete la voce Impostazioni quindi la pagina Ristobar. Spuntate la voce 'Gestisci le informazioni hotel', salvate e chiudete. Ora si possono gestire le comande del cliente con il modulo Ordini vivande dove si possono poi addebitare i conti sulla camera appartenente all'ospite.  Prima di prendere l'ordine delle vivande desiderate dall'ospite occorre impostare la camera a cui assegnarlo (A). Dalla maschera cliente/camera poi si seleziona il numero (B) e si preme Cerca. Potrebbe sembrare strana questa procedura ma è utile nel qual caso in cui, in fase di check, al cliente sia stato 'incluso' nella tariffa camera il pasto che ora si appresta a consumare (C) e di cui l'addetto personale potrà venirne a conoscenza. Si può tranquillamente ignorare il menù assegnato e fare 'Ok' oppure importarlo per indicazione nella griglia vivande (D). Adesso si può procedere all'acquisizione della comanda che assegnerà ad ogni vivanda richiesta il numero di camera (D) con l'importante possibilità di variarla nel caso in cui sul tavolo vi è la presenza di ospiti appartenenti ad altre camere.  Se si usano i palmari per acquisire la comanda al tavolo, anche da essi si potrà indicare la camera (A) prima dell'invio al punto cassa. Nell'acquisizione dell'ordine tramite palmare, in particolare nella pagina Menù, si dà la possibilità al personale di sala di indicare se una determinata vivanda è inclusa nella tariffa camera oppure rappresenta un consumo 'extra' che il cliente sta usufruendo. L'indicazione che una vivanda è inclusa nel menù assegnato alla tariffa camera è ottenuta apponendo accanto al campo quantità il parametro 'I'; se viene omesso la vivanda verrà addebitata automaticamente dal sistema sulle Spese varie del check camera. Per tutte le informazioni sull'uso e installazione dei palmari riferirsi al manuale tecnico ed utente di On Azienda Ristobar o al fornitore del sistema.  La fase conclusiva dell'addebito servizi di ristorazione al cliente consiste nel riportare nelle spese camera le comande da Ordini vivande semplicemente usando la procedura di recupero comande ristorante (A) e ricavando gli ordini tenendo conto del periodo di check del cliente già preimpostato dal sistema. Ricava dettagli viene spuntato se nel tabulato spese si vogliono avere anche tutte le voci di dettaglio del pasto consumato ma sarebbe una scelta da adottare in particolari casi poichè nella normalità ciò non occorre. Nella griglia (C) vengono riportate tutte le comande dell'ospite con la data e l'ora di acquisizione; con barra spaziatrice si selezionano quelle interessate e poi con 'Importa nel documento corrente' (D) le si inseriscono nel tabulato spese della camera. Il parametro Includi (E) ha una funzione particolare che serve nel caso in cui all'ospite si vuole includere nella tariffa camera dei servizi vari o pasti (per la ristorazione). In fase di conteggio finale del check-out del cliente esse non verranno considerate. | ||
Addebito spese telefoniche  On Azienda Grandhotel è in grado di gestire gli addebiti telefonici derivanti dalla gestione di centralini telefonici utilizzati dalla struttura. Allo stato attuale è previsto un interfacciamento con un centralino open source denominato Asterisk dal quale vengono prelevate le informazioni sulle chiamate provenienti da esso. Per tutti i dettagli tecnici sull'interfacciamento tra On Azienda ed il centralino occorre riferirsi al fornitore del sistema. Il tasto (A) permette di recuperare le chiamate telefoniche e di addebitarle in una sola voce nelle spese varie della camera del cliente. Se si vogliono avere dei dettagli sul traffico telefonico, prima di premere il tasto (A), si può spuntare 'Ricava dettagli' ed una griglia (B) ne darà un riepilogo dettagliato di tutte le chiamate che poi è possibile stampare con il tasto (C). Il costo delle chiamate può essere ricavato automaticamente tramite la tabella delle tariffe descritta prima nella parte delle impostazioni di sistema oppure può essere assegnato già in partenza dal centralino telefonico. Per tutti i dettagli tecnici sull'applicazione delle tariffe delle chiamate del centralino occorre riferirsi al fornitore del sistema. | ||
La fattura e la ricevuta fiscale  A conclusione del check sul cliente il sistema permette di creare e stampare facilmente e velocemente la fattura o ricevuta fiscale (A) con tutte le informazioni relative al check camera ed ai servizi usufruiti dall'ospite. Sulla finestra Generale sono indicate le informazioni anagrafiche e fiscali del cliente che vengono recuperate in automatico dal check e che è possibile sempre variare. Se si vuole cambiare il cliente di destinazione lo si può sempre cercare nell'archivio con il tasto 'Cerca usando la ragione sociale' o premendo F9 nel primo campo codice. Il gestore del documento (B) permette anche di visualizzare e modificare le voci di dettaglio sulla tariffa camera e spese sostenute e di impostare le stampanti di destinazione dei due tipi di documento che si possono stampare. Infatti si può impostare la stampante per la ricevuta fiscale e la stampante per la fattura semplicemente indicando il codice della stampante gestita nell'elenco delle stampanti disponibili di On Azienda. Tale elenco si può raggiungere tramite il modulo di Manutenzione database nella sezione Utilità usando il tasto 'Gestisci elenchi predefiniti'. La tabella ha nome 'L_Printers' e vi è indicato il codice progressivo e il nome usato nella cartella stampanti di Windows. Per ulteriori dettagli in merito riferirsi alla guida base di On Azienda o al fornitore del sistema. Terminata la compilazione automatica si può stampare il documento voluto (C) e chiudere il gestore (D).
Una volta stampato il documento non lo si può più riprendere, per eventuali modifiche e ristampe, dalla gestione del check ma dal modulo 'Fattura-ricevuta fiscale' della sezione
del menù Documenti. Tale stampato può essere personalizzato tramite la apposita procedura di personalizzazione stampati messo a disposizione da On Azienda. Per ulteriori dettagli in merito riferirsi alla guida base di On Azienda. | ||
LE INTERROGAZIONI E IL REGISTRO PRESENZE Il programma di gestione hotel prevede una parte statistica relativa all'estrazione facilitata dei dati selezionati in diversi modi sulla provenienza e/o permanenza dei clienti all'interno dell'albergo con stampa dell'apposito tabulato. Importante è la compilazione del registro per la Pubblica Sicurezza (P.S.) con invio all'ufficio di competenza anche tramite e-Mail. E' possibile anche avere un resoconto sugli incassi periodici. | ||
Introduzione  Con questo grafico si dà la possibilità di avere, tramite un approccio grafico, l'idea sulle provenienze ospiti all'interno della struttura alberghiera. Il registro presenze  Stampato Registro presenze per la Pubblica Sicurezza (P.S.) personalizzabile alle proprie esigenze. | ||
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