Manuale utente per On Azienda Business "Finance" (Contabilità generale e gestione scadenze) Aggiornato al 23 Agosto 2009
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| INTRODUZIONE E GLI ARCHIVI | ||
Cosa è On Azienda Finance On Azienda Business "Finance" è la soluzione software di contabilità generale semplice ed essenziale per tutti i tipi di aziende che vogliono avere un quadro completo sulla situazione finanziaria e patrimoniale. Con la gestione prima nota si può registrare la fatturazione di acquisto e vendita con le eventuali partite (scadenze documenti) e gestire contemporaneamente lo scadenziario e i pagamenti sui clienti e fornitori. Permette con una semplice interfaccia di creare scritture contabili in breve tempo riguardo ad esempio la registrazione di documenti con la gestione scadenze o delle eventuali partite ad essi associate. Il pagamento delle scadenze è agevolato da una procedura di recupero partite aperte che permette con un solo 'click' di creare la scrittura riguardo il regolamento anche parziale della partita indicata. Ovviamente le scritture possono derivare dalle causali contabili impostate nell'apposito archivio oppure create tramite l'ausilio del piano dei conti. Presenti ovviamente le procedure di interrogazione e di bilancio. Lo scadenziario permette oltre che ad appuntare, interrogare e stampare tutte le scadenze aziendali anche di avvisare in automatico, all'avvio del programma, quelle prossime alla maturazione. | ||
I dati predefiniti  Nella soluzione 'Finance' è molto importante caricarsi i dati predefiniti del piano dei conti e delle causali contabili in modo da poterli utilizzare come base per la creazione delle scritture di prima nota. In seguito basta modificarli o integrarli seguendo le impostazioni suggerite dai dati esistenti e inseriti dal fornitore ad hoc per l'uso. A primo avvio di On Azienda viene mostrata una maschera che permette l'inserimento di dati predefiniti nel database attivo e pronto per essere utilizzato per la gestione. Si consiglia di creare tutto il set suggerito dei dati (A). Successivamente li si possono modificare utilizzando gli appositi moduli che li gestiscono. Tale maschera può essere anche raggiunta, in un secondo momento, tramite il menù di configurazione di On Azienda. Click destro sulla finestra principale del programma quindi 'Inserisci i dati predefiniti'. | ||
Il piano dei conti Il piano dei conti è il 'dizionario di riferimento' di tutte le voci trattate in contabilità generale. Le voci sono organizzate in strutture gerarchiche di tre livelli o più. Le denominazioni più comuni di tali livelli sono mastro/conto/sottoconto o gruppo/conto/sottoconto. L'impostazione del piano dei conti è teoricamente libera, ma in pratica si tende a seguire lo schema di bilancio, soprattutto per semplificare le operazioni di trasferimento dei valori da mastro a bilancio. Prima della IV direttiva CEE lo schema del piano dei conti seguiva, per ciascun settore, la 'pratica comune'. Il modulo Piano dei conti si trova nella sezione 'ARCHIVI' del menù principale di On Azienda.  Questo Piano dei conti contiene oltre 1400 voci il cui Codice è strutturato in cinque livelli (B) per gruppo, mastro, capoconto, conto e sottoconto. Esso è suddiviso in conti patrimoniali, d'ordine ed economici (A). Per inserire, modificare, eliminare, ecc. un conto si usa la console dei tasti posta in alto alla finestra da utilizzarsi come appreso nella guida di base di On Azienda.  L'inserimento come la modifica di un conto è effettuata usando i primi due tasti della console (D) che faranno apparire la maschera di gestione del conto (A). In particolare l'inserimento di un conto è agevolato da una procedura automatica guidata che permette, in base alla classe, di crearne una nuova preimpostando tutti i livelli superiori. Nella figura, infatti, stiamo inserendo un sottoconto sul conto 'Vendite di merci' (C) il cui codice è '8021' ed il sistema ha creato un nuovo sottoconto (da modificare) con codice '802104' (B). Nelle registrazioni di prima nota il sistema aggiorna in automatico, aggiungendoli, tutti i sottoconti (es. fornitori o clienti) che nel tempo vengono registrati con le scritture. | ||
Le causali contabili Le causali contabili forniscono indicazioni e guidano l'utente alla compilazione delle scritture in prima nota ovvero permettono di definire conti predeterminanti con le loro posizioni (dare/avere) per poi poter essere compilati a livello di scrittura di prima nota o da usarsi in automatico per la creazione delle registrazioni in contabilità alla compilazione di documenti come la fatturazione. In particolare le causali contabili permettono di velocizzare l'inserimento dei movimenti contabili poiché all'atto della loro creazione vengono predefinite tutte le modalità di esecuzione di una registrazione, compresi i conti interessati. Il modulo Causali contabili si trova nella sezione 'ARCHIVI' del menù principale di On Azienda.  La maschera di riepilogo delle causali contabili offre una vista di dettaglio sulla composizione della causale con la Descrizione (B) e la specifica dei conti di cui è composta (C). Essa è composta da due pagine (A) e sulla seconda è possibile creare delle Impostazioni sui documenti che le utilizzeranno e che vedremo tra poco.  Con tale maschera è possibile inserire o modificare una causale contabile con tutte le impostazioni sul suo utilizzo in prima nota. Nel campo Descrizione (A) occorre assegnare un nome che, è consigliato, faccia capire il suo impiego e la sua funzionalità in prima nota. Il Registro IVA ed il Tipo causale (B) servono ad indicare su quale tipo di registro IVA (acquisti o vendite) deve andare a confluire la registrazione di prima nota e se la registrazione interessa un Cliente, Fornitore oppure un semplice Sottoconto usato solitamente nei giroconti. I parametri (C) indicano : Conteggi automatici è usato quando si Crea la registrazione in prima nota per fare i conteggi, in automatico dal sistema, sulle voci dei sottoconti della scrittura. Per esempio, nelle vendite con fattura, il calcolo dell'IVA ed imponibile. Richiedi numero di protocollo è usato per assegnare il numero di protocollo alla creazione di una nuova scrittura di prima nota. Questo avviene sia usando il modulo di prima nota che alla conferma di un documento come la fattura. Crea partite (scadenze) è usato principalmente quando la scrittura è creata in automatico alla conferma di un documento e serve per inserire nelle partite, per esempio, le scadenze di una fattura. Salda partite (scadenze) non è ancora usato. Nella griglia di Impostazione registrazione (D) viene creata la scrittura fittizia con le impostazioni sulle voci dei sottoconti che è possibile recuperare dall'archivio del Piano dei conti con il tasto F9 (E). Tra i vari campi, 'Aggiorna piano dei conti' sta ad indicare che al sottoconto verrà di fatto sostituita la descrizione col reale cliente o fornitore ed aggiunta poi al piano dei conti con la seconda parte del Sotto conto (xxx) uguale al codice del soggetto. Gli altri campi sono di facile intuizione per chi ha conoscenze di registrazione in prima nota !  La pagina Impostazione documenti (A), introdotta prima, permette di associare alla documentazione di acquisto e vendita effettuata con i moduli di fattura, ricevuta fiscale, nota di credito, ecc., la causale contabile con la quale verrà creata la scrittura di prima nota in automatico alla conferma del documento. Quindi se si desidera l'aggiornamento della contabilità generale, alla conferma del documento, occorre impostare correttamente tali parametri. | ||
| PRIMA NOTA E SCADENZE | ||
La gestione della prima nota La prima nota rappresenta un documento base di prima trascrizione dei movimenti, indispensabile per identificare e raggruppare le registrazioni elementari. Il numero e la data di prima nota, insieme alle voci di conto, sono le chiavi di identifcazione univoca di ogni singola registrazione elementare in dare o avere. In essa, infatti, sono annotati tutti i documenti originari relativi ai fatti esterni di gestione e se compilato correttamente rappresenta un valido aiuto per la stesura del libro giornale. Il modulo Prima nota si trova nella sezione 'GESTIONE' del menù principale di On Azienda.  La finestra di riepilogo della prima nota mostra le registrazioni effettuate e suddivise per informazioni documento e causale contabile associata (A) e dettaglio della scrittura in Partita doppia (B). Con i tasti operativi della console, posti in alto alla finestra, è possibile inserire, modificare, eliminare, ecc. una registrazione. Riferirsi alla guida base di On Azienda per ulteriori dettagli.  Nella sezione (A) deve essere indicata la data e la causale contabile se si vuole creare in automatico la registrazione con il tasto 'Crea registrazione'. La sezione delle Informazioni documento (B) deve essere compilata se si vuole sempre creare in automatico la registrazione. Importante è l'Operazione che deve essere come Acquisto (A), Vendita (C) o altro (X) a seconda della causale. Ultima procedura è quella di premere il tasto 'Crea registrazione' (C) che, sulla base della causale contabile impostata, creerà la Scrittura in partita doppia (D) nella griglia. Nel caso non venga indicata la causale contabile o le informazioni sul documento occorre creare manualmente la scrittura avvalendosi del piano dei conti in cui cercare ed inserire i sottoconti interessati premendo il tasto F9, che si trova sulla console dei tasti a destra della griglia (E). Con questa console dei tasti è possibile effettuare altre operazioni come inserimento, eliminazione, duplicazione, ecc. di voci. Infine, alla conferma della registrazione, se nella causale contabile è impostato il parametro 'Richiedi numero di protocollo', il sistema assegnerà ad essa il numero di protocollo su conferma dell'utente.  Premendo il tasto Crea partite (scadenze) (A) viene attivata una maschera che consente di inserire le scadenze del documento indicato nella 'testata' della registrazione. E' simile alla gestione delle scadenze nei documenti e quindi tali informazioni sulle partite (B) vanno a confluire nello scadenziario di On Azienda. Per inserire, eliminare, ecc. voci usare la console dei tasti posta a destra della finestra. | ||
Il registro scadenze Lo scadenzario (a volte scadenziario) è un registro contabile su cui vengono normalmente annotate le varie scadenze contabili da rispettare. Fra queste possiamo citare tipicamente incassi da clienti, pagamenti a fornitori, rate di leasing, pagamento di imposte e tasse, ecc. In generale viene riferito a crediti da clienti o debiti verso fornitori. La consultazione di tali informazioni permette di fare previsioni sul flusso di denaro necessario all'attività aziendale. In On Azienda il registro scadenze rappresenta un modulo molto potente e flessibile con cui si possono gestire numerose situazioni contabili e che vanno al di là di una semplice gestione delle scadenze. Ne vedremo tutti gli aspetti funzionali più interessanti. Il modulo Registro scadenze si trova nella sezione 'GESTIONE' del menù principale di On Azienda.  La finestra principale del registro scadenze è strutturata in due parti, una relativa alle Registrazioni di credito o debito (B) e l'altra ai pagamenti effettuati o ricevuti per ogni registrazione (D). Tramite il selettore (C) è possibile 'filtrare' le registrazioni sulla base del loro stato dei pagamenti. Tale finestra offre anche un riepilogo contabile generale delle registrazioni di credito e debito e relativo saldo (E). La console dei tasti (A) posta in alto alla finestra ha le stesse funzionalità di quella standard dei moduli e quindi permette di inserire, modificare, eliminare, stampare, ecc. delle registrazioni o scadenze. Ci sono dei tasti, però, che svolgono una funzione particolare :  Permette di effettuare una selezione o interrogazione delle registrazioni usando diversi criteri e che saranno visti più avanti. Il duplica speciale permette di creare una rateizzazione a intervalli di date regolari partendo da una scadenza selezionata.
Il caso di utilizzo più comune è quello della stampa dei bollettini postali ed il suo funzionamento è trattato nella guida apposita per la rateizzazione e stampa dei bollettini postali. La sezione (A) è riservata all'inserimento del soggetto (cliente, fornitore o altro) che è interessato nella registrazione. Tale soggetto può essere recuperato dall'archivio con i metodi di ricerca già discussi per la gestione documentale o inputato direttamente. L'operazione (B) può essere di Credito o Debito mentre il Tipo scadenza (C) ne indica l'uso che predefinita è 'NORMALE' o la provenienza quando la registrazione viene generata automaticamente da altri moduli come la fattura (SCAD. DOCUMENTO), l'archivio prodotti (SCAD. PRODOTTO), prima nota (REG. IVA), ecc. Ciò denota chiaramente che nella gestione scadenze di On Azienda vanno a confluire numerose situazioni contabili di diversi moduli. Il parametro Scadenza (D) viene usato quando occorre impostare il controllo delle date sullo scadenziario interno di On Azienda ovvero per permettere al sistema di controllare le scadenze ed avvisare l'utente tramite lo scadenziario generale (che vedremo tra poco). Quando tale parametro non è spuntato la scadenza, o meglio la registrazione, è considerata 'immediata'. La sezione dei Pagamenti (F) permette di inserire tutti gli acconti o saldi sulla scadenza registrata con data e soluzione di pagamento. Il parametro 'Fuori cassa' indica quando il pagamento è effettuato con mezzi quali assegno, carta di credito, ecc. ovvero mezzi che non rappresentano una liquidità immediata. Per inserire o eliminare delle voci di pagamento ci si può avvalere della console dei tasti a destra della griglia (G) sulla quale è presente anche la procedura veloce di 'pagamento a saldo' tramite il tasto  .Nella parte delle Informazioni contabili complete (E) viene fatto un riepilogo contabile riguardo l'ammontare della registrazione, dei pagamenti effettuati e del saldo. Il tasto 'Totale pagamenti', tra l'altro, permette anche di ricalcolarli. In basso si nota il parametro Pagato che viene impostato (spuntato) automaticamente dal sistema quando l'ammontare dei pagamenti è uguale o superiore a quello delle registrazioni; in pratica indica quando la registrazione della scadenza è chiusa ! | ||
Avviso scadenze e promemoria On Azienda possiede una procedura di avviso delle scadenze di vario tipo e prossime a maturazione, con un resoconto che viene mostrato sulla finestra principale del programma per una facile e rapida consultazione da parte dell'utente. Essa avvisa anche tramite la messaggeria di Windows facendo comparire, a intervalli di tempo regolari, una etichetta delle scadenze più vicine, in prossimità dell'orologio di sistema. La pagina di avviso Scadenze/Promemoria si trova sulla finestra principale di On Azienda (A).  Nella griglia riepilogativa (B) vengono elencate le scadenze di vario tipo in ordine di Scadenza e con tutte le informazioni necessarie ad individuarla compreso l'importo. Infatti in essa possono essere presenti scadenze su fatture, prodotti in scadenza quando viene gestita la provenienza ed il lotto ed eventuali annotazioni di promemoria. Infatti il sistema è in grado di gestire, tramite la console dei tasti (D), delle annotazioni che possono fungere da promemoria per utente che le inserisce. Con il pannello di selezione (C) si possono consultare, eventualmente, solo il tipo di scadenze volute. Con i tasti (E) si possono creare dei report di stampa o aggiornare la situazione sulla finestra di eventuali modifiche apportate alle scadenze. | ||
| LE INTERROGAZIONI E IL BILANCIO | ||
Le interrogazioni di prima nota Il modulo Interroga prima nota si trova nella sezione 'SERVIZI' del menù principale di On Azienda.  Con tale modulo è possibile ricavare diversi prospetti di interrogazione su situazioni IVA, estratto conto o bilanci di esercizio del conto economico e stato patrimoniale secondo la IV direttiva CEE. Il sistema permette di selezionare e ricavare una Interrogazione immediata (A), in base ad un intervallo di date impostato, facendo Ricava interrogazione (C). E' possibile porre dei filtri su causali o sottoconti tramite la sezione Applica filtri (B), per avere solo delle voci di interesse, che saranno poi visualizzate con dei riepiloghi contabili nelle pagine apposite quando si fa Ricava interrogazione. 
Con questo modulo, come accennato, è possibile anche ricavare e stampare parti del bilancio di esercizio riguardo il conto economico e lo stato patrimoniale che attualmente sono in fase di completamento.
Quindi tali funzionalità rappresentano delle bozze e pertanto non è consigliabile utilizzarle se non a scopo valutativo.
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Interroga scadenze La procedura di Interroga scadenze si trova nel modulo Registro scadenze nella sezione 'GESTIONE' del menù principale di On Azienda.  L'interrogazione delle scadenze di credito e debito, come si vede dalla figura, è stata integrata nel registro scadenze ed è accessibile premendo il tasto di selezione (A) che farà comparire la finestra di
Interroga scadenze (B). Con tale maschera, come si intuisce, si possono impostare dei parametri da usare come filtro o criterio di selezione per le registrazioni che
si vogliono recuperare. Premendo poi il tasto 'Ok' la selezione viene avviata e nella finestra principale del registro scadenze vengono visualizzate solo le voci interessate.Il parametro 'Annulla selezione', che si trova sotto il tasto 'Ok', serve per rimuovere tutti i filtri o criteri di selezione eventualmente impostati in modo da far visualizzare tutte le voci del registro scadenze originarie.  La stampa del registro scadenze è parametrizzata ed organizzata in voci principali riguardanti le scadenze o registrazioni ed i pagamenti associati che sono stampati a seguire per ogni registrazione. Alla fine vi è un riepilogo contabile di credito e debito. Il gestore di stampa con i parametri è attivabile premento il tasto  (A)
che si trova sulla console dei tasti della finestra principale del registro scadenze.
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