Manuale utente per On Azienda Business (La fatturazione) Aggiornato al 23 Agosto 2009
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SOMMARIO
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LA FATTURA IMMEDIATA, ACCOMPAGNATORIA E DIFFERITA On Azienda Business prevede dei moduli per gestire diversi tipi di fattura usabili in base alle varie esigenze. Si può compilare una fattura accompagnatoria o immediata oppure la fattura riepilogativa di eventuali documenti di trasporto (DDT) emessi al cliente. In ogni caso tutti i moduli di gestione dei documenti presentano le medesime caratteristiche operative e quindi imparato ad usare quello di seguito descritto si imparerà ad usarli tutti. I moduli di Fatture accompagnatorie e Fatture differite si trovano nella sezione 'DOCUMENTI' del menù principale di On Azienda. | ||
Riepilogo fatture e ricerca  La gestione di inserimento, modifica e stampa fatture differite inizia con il modulo riepilogativo che offre una vista dettagliata per ogni documento inserito, ovvero ad ogni fattura selezionata (B) viene dato l'elenco di tutti gli articoli o voci ad essa associati (C). Per inserire, modificare, eliminare, stampare e duplicare una fattura si usa la console dei tasti in alto (A). Per la ricerca e selezione di una o più fatture si seleziona il campo con il mouse cliccando sul nome (es. Ragione Sociale) e premendo il tasto funzionale F9 della tastiera che farà apparire la maschera (D) in cui si potrà inserire tutto o parte del testo da usare per selezionare la fattura o fatture volute. Occorre evidenziare che il sistema memorizza la selezione riproponendola al successivo rientro, questo per facilitare le attività di ricerca dei documenti. Quindi per cercare altre voci occorre ripetere la selezione con F9. | ||
Come creare e modificare una fattura Per creare un documento dalla vista premere il tasto  mentre per modificare un documento occorre prima
selezionarlo e poi premere il tasto  . In entrambi i casi apparirà la maschera sottostante. Nel pannello (A) si deve indicare il cliente a cui è destinato il documento ed è possibile cercarlo nell'archivio oppure aggiungerlo come nuovo. Nella parte (B) vengono gestite le informazioni sul numero e data del documento nonchè eventuali riferimenti sull'ordine o sul cliente (partita iva o codice fiscale). La tabella (C) è usata per inserire gli articoli, commenti o varie voci oggetto del documento. Per operare su questa tabella si usa la console dei tasti (D) dove è possibile recuperare articoli (F9) dall'archivio per inserirli nel documento o eliminarli e duplicarli. E' possibile anche associare delle informazioni quali 'note' o un 'immagine' ad un articolo nuovo appena inserito. Il sistema permette anche di avere delle informazioni generali e riepilogative sull'articolo (info). Il pannello (E) offre una importante funzionalità che è quella di permettere una ricerca facilitata (F9) ed eventuale creazione (F2) di un articolo, nonchè di scorporare l'IVA sul prezzo assegnato (-IVA). Al pannello sottostante (F) vi è la scelta del criterio di ricerca predefinita da impostare prima di recuperare gli articoli dall'archivio e la griglia dei totali che dà il riepilogo contabile del documento. Infine al piede del documento (G) vi sono i tasti relativi alla funzionalità di 'recupera prodotti da un altro documento' come usualmente si fa per la compilazione delle fatture differite richiamando articoli dal DDT, oppure quelli della conferma del documento (Ok) o annullamento di eventuali modifiche apportate ad esso (Annulla). | ||
Come cercare o creare un nuovo cliente per il documento  Per cercare e recuperare un cliente o fornitore dall'archivio occorre premere il tasto 'Cerca usando la ragione sociale' (A) oppure, con il cursore messo nel campo codice o ragione sociale, premendo il tasto (F9). Apparirà la maschera di ricerca dove nel campo (B) potete digitare tutte o parte delle parole contenute nella ragione sociale del cliente o fornitore voluto e premere 'Cerca' o Invio da tastiera e il sistema darà un elenco di tutte le voci attinenti alla parola chiave usata (C). A questo punto basta selezionare la voce desiderata e premere il tasto Invio da tastiera. Tutte le informazioni saranno trasferite nel documento corrente. Se si vuole avere l'elenco completo di tutti i clienti e fornitori basta lasciare vuoto il campo (B) e premere 'Cerca'.  Per creare un nuovo cliente o fornitore, nel caso esso non sia presente nell'archivio, occorre premere il tasto 'Crea nuovo' (A) che farà apparire la maschera di inserimento nuovo cliente o fornitore (B). In questa maschera potrete inserire tutte le informazioni anagrafiche e fiscali del soggetto. Premendo 'Ok' (C) il soggetto appena creato verrà riportato nel documento e successivamente nell'archivio clienti e fornitori alla conferma del documento. Sarà, quindi, reso disponibile per essere usato per altri documenti. | ||
Come cercare o creare un nuovo articolo per il documento  Per cercare e recuperare un prodotto/articolo dal magazzino occorre prima di tutto selezionare il 'Criterio di ricerca' (C) il quale consentirà di trovare gli articoli con le parole chiave digitate nel campo 'Chiave e codici aggiuntivi' (D) e di assegnare il codice dell'articolo interessato nel campo 'Codice di ricerca' (A). Per esempio se voglio recuperare un articolo cercandolo per codice Chiave con la possibilità di avere tale codice nel documento, dovrò selezionare il criterio 'chiave' (C). Occorre poi posizionarsi sul campo 'Codice di ricerca' (A) della tabella articoli del documento e premere il tasto F9 da tastiera, oppure, senza la necessità di spostarsi sul campo apposito, premere 'F9' (B). Apparirà la maschera per la ricerca o recupero articolo dal magazzino. I campi 'Chiave e codici aggiuntivi' e 'Descrizione' (D) sono usati per effettuare delle selezioni con delle parole chiave come spiegato poco fa. Come per la ricerca dei clienti o fornitori, anche qua è possibile lasciare vuoti tali campi e premere Invio da tastiera per avere tutte le voci nella tabella (F). Un altro metodo di ricerca utilizza le categorie merceologiche degli articoli (E) le quali sono disposte ad albero e facendo doppio click su una di esse, faranno apparire tutti gli articoli inerenti alla categoria scelta. Dalla tabella degli articoli selezionati (F) si possono scegliere quelli da trasferire nel documento, assegnando loro la quantità desiderata premendo Barra spazio da tastiera. Alla fine occorre premere il tasto 'Inserisci prodotti' (G). 'Chiudi alla fine' (G) fa chiudere la maschera dopo il trasferimento altrimenti la lascia aperta per effettuare ulteriori recuperi di articoli. Questo per velocizzare l'attività di ricerca.  Per creare un nuovo prodotto, nel caso esso non sia presente nell'archivio del magazzino, occorre premere il tasto 'F2' (A) che farà apparire la maschera di inserimento nuovo prodotto o articolo (B). In questa maschera potrete inserire tutte le informazioni anagrafiche e contabili essenziali dell'articolo. Per approfondimenti in merito consultate la guida del magazzino prodotti/articoli. Premendo 'Ok' il prodotto appena creato verrà riportato nel documento e successivamente nel magazzino alla conferma del documento. Sarà, quindi, reso disponibile per essere usato per altri documenti. E' importante sottolineare il fatto che il tasto '+ Nuovo' (C) ha un comportamento differente rispetto ad 'F2' ovvero consente solo di inserire un rigo vuoto nel documento dove poi è possibile aggiungere degli articoli esistenti o nuovi, commenti o altri tipi di informazione. | ||
Come importare i prodotti da un altro documento Una delle classiche operazioni di importazione articoli in un documento è quella utilizzata nella compilazione di una fattura riepilogativa ovvero la fatturazione di articoli derivanti da documenti di trasporto (DDT) emessi al cliente. On Azienda però permette di importare articoli/prodotti da qualsiasi tipo di documento. Quindi in DDT posso importare articoli da ordini oppure nel carico magazzino articoli provenienti da DDT; i modi d'uso comunque sono molteplici e personalizzabili.  Con il tasto 'Recupera prodotti da un altro documento' (A) viene visualizzata la maschera di gestione per importare articoli o prodotti da un altro documento. In base al documento da cui essa viene invocata verrà selezionata automaticamente una apposita Azione predefinita (B). Ad esempio se stiamo compilando una fattura differita verrà selezionata la scelta di recuperare i documenti di trasporto non ancora fatturati per il cliente ! Questa selezione non è vincolante è può essere variata sulla base delle proprie esigenze ovvero da quale documento si vogliono recuperare gli articoli. Se il sistema di importazione articoli non è presente nelle azioni predefinite se ne può impostare una personalizzata tramite la scheda parametri (C) con 'Recupera prodotti da'. Si può anche impostare un intervallo di date o cambiare il cliente/fornitore usato come filtro. Infatti quando si decide di importare degli articoli da un altro documento viene impostato come filtro predefinito anche il cliente o fornitore del documento corrente. Quando vengono importati degli articoli da un altro documento il sistema 'spunta' gli articoli del documento di origine come già trasferiti e quindi in una successiva importazione essi non vengono più riproposti. Per 'forzare' la visualizzazione di tutti gli articoli si usa il parametro 'Forza il recupero di tutti i prodotti' che consente di avere l'elenco completo di documenti/prodotti anche se già precedentemente importati. Impostati tutti i parametri premete il tasto 'Recupera prodotti' (D) per avere i Risultati della selezione nella seconda pagina.  In questa pagina vengono visualizzati tutti i documenti selezionati (A) con le voci di dettaglio articoli (B) e che è possibile scegliere o spuntare premendo Barra spazio da tastiera. Si possono, quindi, selezionare tutti o parte di documenti o articoli. 'Inserisci le informazioni del documento di origine' (C) permette di avere un rigo descrittivo nel documento di destinazione sulla provenienza degli articoli importati. Caso usuale è quello della fatturazione di DDT importati dove vi è l'indicazione del numero e data del documento di trasporto prima dell'elenco degli articoli. L'operazione di importa articoli termina premendo il tasto 'Importa nel documento corrente' (D) o Annulla. | ||
Le informazioni aggiuntive del documento fattura (Spese e scadenze)  Nelle informazioni aggiuntive del documento fattura ritroviamo quelle relative alla modalità di pagamento e scadenze gestite nel pannello (A) che alle spese di varia natura come bolli, banca o trasporto gestite nel pannello (D). Prima di determinare le rate delle scadenze del documento (C) occorre indicare la soluzione di pagamento che è stata precedentemente creata nell'apposito archivio (riferirsi alla guida degli archivi di base di On Azienda). Poi si può indicare l'eventuale mese escluso nella rateizzazione (ad esempio un mese feriale come Agosto) e la banca di appoggio usata per il pagamento. Quindi, alla fine, si possono creare le rate con il tasto 'Calcola scadenze' (B). Una nota importante è quella che, a seguito di modifiche contabili relative all'importo totale del documento, il sistema avvisa che le scadenze dovranno essere ricalcolate ovvero occorrerà di fatto ri-premere il tasto (B) per aggiornarle al nuovo importo totale del documento. | ||
La conferma del documento  Terminata la compilazione del documento in tutte le sue parti occorrerà confermarlo premendo il tasto 'Ok' (A). La maschera di conferma offre diversi parametri che bisognerà spuntare per compiere determinate azioni relative al documento in oggetto. Nel pannello (B) vi è la scelta di aggiornare il magazzino prodotti sulle quantità ed eventuali prezzi assegnati. Questo ovviamente quando si tratta di articoli recuperati dall'archivio prodotti. E' un opzione importante da tenere sempre attiva. Se nel documento di sono creati nuovi prodotti o un nuovo cliente/fornitore occorrerà avere spuntate le opzioni 'Aggiunge nuovi prodotti...' e/o 'Aggiunge il nuovo fornitore o cliente ...' a seconda dei casi. La parte (C) dà la possibilità di creare le scritture di prima nota in contabilità generale relative al documento corrente oppure di aggiornare eventuali documenti correlati a quello che si sta emettendo (Aggiorna i documenti collegati). Per esempio se sono stati importati prodotti da un DDT il sistema (con questa opzione) ne aggiornerà i riferimenti e le quantità importate nel documento corrente. 'Stampa il documento alla fine' farà apparire il gestore di stampa del documento una volta effettuati tutti gli aggiornamenti e le operazioni impostate. Il suo utilizzo è molto semplice e permette anche di avere un anteprima a video del documento prima di stamparlo. Tale gestore può essere raggiunto anche dalla vista riepilogativa dei documenti creati. | ||
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IL DOCUMENTO DI TRASPORTO (DDT) | ||
Introduzione ed usi Compilare un documento di trasporto (DDT) non richiede nessuna altra conoscenza specifica al di fuori di quella appresa per compilare una fattura e quindi tutte le operazioni di creazione, modifica, stampa, ecc. del DDT sono riconducibili a quelle della fatturazione, quindi si invita l'utente a consultare tale guida e ad impiegare le conoscenze acquisite su tutti gli altri moduli di gestione documenti previsti in On Azienda e quindi anche nel DDT. In sostanza le parti che variano sono quelle relative ad alcune informazioni specifiche per il documento e che verranno illustrate di seguito a complemento delle nozioni di base. I Documenti di trasporto si trovano nella sezione 'DOCUMENTI' del menù principale di On Azienda.  Nel documento di trasporto si può fare riferimento ad un ordine precedente del cliente indicandone numero, data e tempi di consegna. Tale riferimento può essere impostato unicamente per tutto il documento (A) ovvero ci si riferisce ad un unico ordine oppure se gli ordini sono stati importati con la apposita procedura di importazione prodotti, si può avere un riferimento di ordine per ogni gruppo di articoli (B).  Le informazioni specifiche per un DDT o una fattura accompagnatoria riguardano quelle sul trasporto (A) in cui occorre compilare le informazioni necessarie prima di spedire la merce. Una particolarità è data dal fatto che è possibile indicare facilmente il Luogo di destinazione selezionandolo con gli appositi tasti 'Sede legale' o 'Sede amministrativa' (B). Ovviamente queste funzionalità sono valide se il cliente è presente nell'archivio anagrafico dei Clienti e fornitori. | ||
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LA NOTA DI CREDITO E DEBITO | ||
Introduzione ed usi Una nota di credito è un documento emesso da un'impresa al fine di permettere lo storno di resi e abbuoni da parte di un'altra impresa, cliente della prima. Nella pratica, accade che alcuni articoli venduti, consegnati e fatturati possano risultare difettosi o in eccesso: tuttavia, esistendo una fattura, l'azienda cliente non può semplicemente restituire la merce giudicata difettosa o di troppo, in quanto la fattura esplicita la quantità di merce effettivamente venduta e sulla quale gravano tributi vari. L'azienda fornitrice, una volta informata dall'azienda cliente, provvederà alla verifica della situazione e all'eventuale emissione del documento apposito, la nota di credito appunto, che permetterà all'azienda cliente di stornare parte della merce già fatturata, insieme al relativo importo iscritto nei libri contabili e l'IVA. Al contrario la nota di debito è un documento che si emette quando la precedente fattura ha indicato un importo inferiore a quello effettivamente dovuto; è quindi un documento con cui si addebita al cliente quanto dovuto con riferimento alla fattura precedente. Solitamente nella nota di debito si fa riferimento ad una fattura emessa e si indica la rettifica rispetto alla fattura errata, come nella nota di credito. In On Azienda compilare una nota di credito o debito non richiede nessuna altra conoscenza specifica al di fuori di quella appresa per compilare una fattura e quindi tutte le operazioni di creazione, modifica, stampa, ecc. delle note-fattura sono riconducibili a quelle della fatturazione, quindi si invita l'utente a consultare tale guida e ad impiegare le conoscenze acquisite su tutti gli altri moduli di gestione documenti previsti in On Azienda e quindi anche nelle note-fattura. In sostanza le parti che variano sono quelle relative ad alcune informazioni specifiche per il documento e che verranno illustrate di seguito a complemento delle nozioni di base. Le Note di credito-debito si trovano nella sezione 'DOCUMENTI' del menù principale di On Azienda.  Il modulo usato per la nota di credito è uguale anche a quello usato per la nota di debito e quindi come tale occorre specificare di quale documento si ha bisogno nel campo Tipo di documento (A). Nella tabella degli articoli (B) si indicheranno gli elementi descrittivi per l'accredito di eventuale merce resa o differenza IVA.  Come per la nota di credito anche la nota di addebito segue la stessa linea operativa indicando il Tipo di documento (A) e la parte descrittiva sull'addebito (B). | ||
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INTERROGA CLIENTI E FORNITORI | ||
Introduzione ed usi Con questo modulo possiamo avere delle situazioni contabili su acquisti e vendite dei clienti e fornitori che interagiscono con l'azienda ovvero basandosi sulla documentazione emessa o ricevuta in un certo intervallo di tempo e che è possibile stabilire a priori. E' molto utile per controllare l'ammontare del 'giro di affari' (o ammontare del fatturato cessioni e acquisizioni) della propria azienda e lo spostamento di eventuali partite di merce che devono essere spedite o ricevute. Interroga fornitori e clienti si trova nella sezione 'SERVIZI' del menù principale di On Azienda.  La pagina impostazioni permette di configurare l'interrogazione nelle varie parti per avere i risultati voluti. Infatti la prima selezione è quella della Interrogazione immediata (A) dove è possibile estrarre una Situazione contabile o ammontare della documentazione interessata quali fatture di acquisto e fatture di vendita oppure una situazione quantitativi su Ordini, carico e consegna della merce. Le interrogazioni immediate effettuano delle preimpostazioni automatiche su determinati filtri (tipo i documenti) o intervallo di date a seconda della loro funzionalita' ma che possono essere in ogni caso variate prima di ricavare i dati. Tale interrogazione può essere creata sul singolo cliente o fornitore opportunamente selezionato dall'elenco (B) oppure su tutti se il campo 'Fornitore / Cliente' viene lasciato vuoto. Nella parte Parametri (C) si indicano i documenti interessati o se far visualizzare i loro dettagli tramite la voce 'Mostra i dettagli dei documenti'. Ricava interrogazione (D) elabora le operazioni impostate e fa visualizzare i risultati nella seconda pagina.  La Situazione contabile sui documenti (A) evidenzia l'ammontare del documento, con imponibile ed IVA, con eventuali pagamenti e saldi (partite aperte con il soggetto interessato). Nel riquadro (B) sono indicati i riepiloghi mentre nella zona (C) è possibile effettuare delle anteprime o stampe sui risultati ricavati. | ||
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